بررسی توالی شماره‌ها
بررسی توالی شماره‌ها برایِ صاحبِ کسب‌وکار یا حسابداری است که می‌خواهد مطمئن شود هیچ شمارهٔ فاکتوری جا نیفتاده یا تکرار نشده است. با این راهنما سلامتِ شماره‌ها را می‌خوانید و برایِ حسابدار خروجی می‌گیرید.
مثالِ واقعیِ بررسی توالی شماره‌ها
بررسی توالی شماره‌ها را در «سبد نارون» ببینید: پایانِ مهر دو فاکتورِ فروشِ ف‌ف-۱۰۰۱ و ف‌ف-۱۰۰۲ و یک فاکتورِ خریدِ ف‌خ-۵۰۰۱ و یک پیش‌فاکتورِ پ‌ف-۳۰۰۱ صادر شده و دفتر روزنامه هشت سند دارد که سندِ ۶ آن باطل شده است. صاحبِ مغازه می‌خواهد پیش از فرستادنِ دفاتر برایِ حسابدار مطمئن شود شماره‌ای جا نیفتاده است.
پیش از شروعِ بررسی توالی شماره‌ها
برای بررسی توالی شماره‌ها، یکی از نقش‌هایِ «مالک»، «مدیر» یا «حسابدار» لازم است.
- کاشیِ «خروجی و بایگانی» در «مالی و حسابداری» فقط در سطحِ رابطِ «حرفه‌ای» دیده می‌شود.
- هر رشته فقط وقتی دیده می‌شود که اجازهٔ دیدنِ همان نوعِ سند را داشته باشید (پیش‌فاکتور هر دو مجوزِ فاکتور و خرید را می‌خواهد)؛ فاکتورِ پیش‌نویس هنوز شماره نگرفته و شمرده نمی‌شود.
مراحلِ بررسی توالی شماره‌ها
برای بررسی توالی شماره‌ها در صفحهٔ «سلامت توالی شماره‌ها»، این مراحل را انجام دهید:
- در منو «مالی و حسابداری» را باز کنید.
- در «مالی و حسابداری» کاشیِ «خروجی و بایگانی» را بزنید.
- در «خروجی و بایگانی» کاشیِ «سلامت توالی شماره‌ها» را بزنید.
- کارتِ بالا را بخوانید؛ در «سبد نارون» «توالی رشته‌های قابل‌مشاهده سالم است» نشان می‌دهد.
- کارتِ هر رشته را بخوانید: «فاکتور فروش» از ف‌ف-۱۰۰۱ تا ف‌ف-۱۰۰۲ با «تعداد ثبت»ِ ۲ و نشانِ «بی‌سوراخ».
- برایِ حسابدار دکمهٔ آیکنیِ «خروجی» را بزنید تا فایلِ CSV ذخیره شود.
نتیجهٔ بررسی توالی شماره‌ها را چطور ببینم؟
نتیجهٔ بررسی توالی شماره‌ها در همین صفحه پیداست. برایِ «سبد نارون» همهٔ کارت‌ها «بی‌سوراخ»اند: «فاکتور خرید» ف‌خ-۵۰۰۱ با «تعداد ثبت»ِ ۱، «پیش‌فاکتور» پ‌ف-۳۰۰۱ با «تعداد ثبت»ِ ۱ و «دفتر روزنامه» ۱ تا ۸ با «تعداد ثبت»ِ ۸ و زیرِ آن «باطل»: ۶. رشته‌هایی که هنوز سندی ندارند «سندی صادر نشده» نشان می‌دهند. فایلِ CSV برایِ هر رشته نام، پیشوند، اولین و آخرین شماره، تعدادِ سند، شمارِ باطل‌ها، تعدادِ سوراخ و فهرستِ شماره‌هایِ جاافتاده، تکراری و خارج از رشته را دارد. شمارهٔ باطل هم در «تعداد ثبت» شمرده می‌شود.
پشتِ صحنهٔ بررسی توالی شماره‌ها در دفاتر چه ثبت شد؟
بررسی توالی شماره‌ها چیزی ثبت نمی‌کند: ثبت حسابداری ایجاد نمی‌شود. صفحه فقط شماره‌هایِ سندهایِ موجود را هر بار از نو می‌شمارد. برای فهمِ اینکه کدام فاکتور شماره می‌گیرد، پیش‌فاکتور، پیش‌نویس و صدور را بخوانید.
اگر بررسی توالی شماره‌ها اشتباه شد
بررسی توالی شماره‌ها اگر «توالی نیاز به بررسی دارد» نشان داد، خط‌هایِ زیرِ کارتِ رشتهٔ مشکل‌دار را بخوانید: «شماره‌های جاافتاده»، «شماره‌های تکراری» یا «خارج از رشته». سوراخ یعنی شماره‌ای میانِ دو شمارهٔ صادرشده که هیچ سندی، حتی باطل، ندارد. این صفحه شماره‌ای را اصلاح نمی‌کند؛ فایلِ CSV را برایِ حسابدار بفرستید. شمارهٔ فاکتورِ «باطل» در توالی می‌ماند و سوراخ نیست. سنجش فقط دادهٔ همین دستگاه را می‌بیند.
مفاهیمِ مرتبط با بررسی توالی شماره‌ها
مفاهیمِ مرتبط با بررسی توالی شماره‌ها در خلاصه‌هایِ زیر آمده‌اند.