ثبت سند دستی
ثبت سند دستی برایِ صاحبِ کسب‌وکار یا حسابداری است که باید مبلغی را از یک حساب به حسابِ دیگر ببرد و هیچ فرمی این کار را نمی‌کند. با این راهنما یک سندِ دوطرفه با حساب‌ها و مبلغ‌هایِ دلخواه ثبت می‌کنید.
مثالِ واقعیِ ثبت سند دستی
ثبت سند دستی را در «سبد نارون» ببینید: صاحبِ مغازه ۳۰۰٬۰۰۰ تومان با کارتِ «حساب جاری مغازه» از خودپرداز برایِ خودش برداشت. در مغایرت‌گیری این مبلغ با «برداشت بانکی» ثبت شد و چون مقصدش معلوم نبود به «تراز افتتاحیه» رفت. حالا باید از «تراز افتتاحیه» به «برداشت مالک» برود.
پیش از شروعِ ثبت سند دستی
برای ثبت سند دستی، نقشی با مجوزِ ویرایشِ «دفتر روزنامه» لازم است؛ به‌طورِ پیش‌فرض «مالک»، «مدیر» و «حسابدار».
- کاشیِ «دفتر روزنامه» به‌طورِ پیش‌فرض فقط در سطحِ رابطِ «حرفه‌ای» دیده می‌شود؛ می‌توانید آن را در سطحِ دیگر هم روشن کنید (مرجع صفحهٔ دفتر روزنامه).
- اگر رویداد فرمِ خودش را دارد، مثلِ فاکتور، هزینه، دریافت و پرداخت یا «برداشت مالک»ِ خزانه، از همان فرم ثبت کنید. اینجا پول پیش‌تر از بانک کم شده و فرمِ برداشت آن را دوباره کم می‌کرد.
- صاحبِ مغازه یک بار به‌عنوانِ مخاطب ساخته شده باشد؛ در مثال «مالکِ سبد نارون». انتخابگرِ تفصیلیِ سندِ دستی مخاطبِ تازه نمی‌سازد.
مراحلِ ثبت سند دستی
برای ثبت سند دستی در صفحهٔ «دفتر روزنامه»، این مراحل را انجام دهید:
- در منو «مالی و حسابداری» را باز کنید.
- در گروهِ «حسابداری و دفاتر» کاشیِ «دفتر روزنامه» را بزنید.
- «سند دستی» را بزنید تا پنجرهٔ «سند دستی جدید» باز شود و در «شرح سند» بنویسید «انتقال برداشت خودپرداز به برداشت مالک».
- در «حساب» ۱ «برداشت مالک» را انتخاب و «تأیید» را بزنید؛ در فیلدِ «برای این حساب، تفصیلی را انتخاب کنید» که زیرِ ردیف می‌آید «مالکِ سبد نارون» را انتخاب و «تأیید» را بزنید.
- در «مبلغ»ِ ردیفِ ۱ ۳۰۰٬۰۰۰ بنویسید و «بدهکار» را نگه دارید.
- در «حساب» ۲ «تراز افتتاحیه» را انتخاب و «تأیید» را بزنید، «بستانکار» را بزنید و در «مبلغ» ۳۰۰٬۰۰۰ بنویسید.
- وقتی نوارِ جمع «بدهکار ۳۰۰٬۰۰۰»، «بستانکار ۳۰۰٬۰۰۰» و «متوازن» را نشان داد، «ثبت قطعی» را بزنید.
برایِ سندِ بیش از دو ردیف «افزودن ردیف» را بزنید. حسابی که تفصیلی دارد، طرف‌حساب، خزانه یا کالا می‌خواهد.
نتیجهٔ ثبت سند دستی را چطور ببینم؟
نتیجهٔ ثبت سند دستی در همان صفحه پیداست. پیامِ «سند ثبت شد» می‌آید و کارتِ «انتقال برداشت خودپرداز به برداشت مالک» با برچسبِ «قطعی» و منبعِ «سند دستی» در فهرست می‌نشیند. با زدنِ کارت دو خطِ سند دیده می‌شود: «برداشت مالک · مالکِ سبد نارون» و «تراز افتتاحیه»، هر کدام ۳۰۰٬۰۰۰؛ دکمهٔ «سند معکوس» هم هست. ماندهٔ «حساب جاری مغازه» عوض نمی‌شود.
پشتِ صحنهٔ ثبت سند دستی در دفاتر چه ثبت شد؟
ثبت سند دستی برایِ همین مثال این سند را می‌سازد. بدهکارِ ۳۰۰٬۰۰۰ تومانی که «برداشت بانکی» در «تراز افتتاحیه» گذاشته بود خنثی می‌شود و برداشت به نامِ صاحبِ مغازه می‌نشیند:
| نوع حساب و نام فارسی seed / تفصیلی | بدهکار (تومان) | بستانکار (تومان) |
|---|---|---|
| حقوق صاحبان سهام (کاهنده): برداشت مالک / مالکِ سبد نارون | ۳۰۰٬۰۰۰ | ۰ |
| حقوق صاحبان سهام: تراز افتتاحیه | ۰ | ۳۰۰٬۰۰۰ |
| جمع | ۳۰۰٬۰۰۰ | ۳۰۰٬۰۰۰ |
برای فهمِ دو طرفِ سند، بدهکار و بستانکار را بخوانید.
اگر ثبت سند دستی اشتباه شد
اگر ثبت سند دستی اشتباه شد، سندِ قطعی پاک نمی‌شود. در کارتِ همان سند «سند معکوس» را بزنید و سندِ درست را دوباره ثبت کنید؛ سندِ معکوس تاریخِ امروز را می‌گیرد؛ اگر تاریخِ خودِ سند یا امروز در دورهٔ بسته باشد، نخستین روزِ پس از قفل را می‌گیرد و هرگز پیش از تاریخِ خودِ سند نیست (ابطال و سند معکوس).
- تا جمعِ بدهکار و بستانکار برابر نباشد، «ثبت قطعی» غیرفعال می‌ماند و نوار «اختلاف» را نشان می‌دهد.
- اگر کمتر از دو ردیف هم حساب و هم مبلغ داشته باشد، پیامِ «حداقل دو خط معتبر لازم است» می‌آید.
- «پیش‌نویس» سندِ ناتمام را بی شماره نگه می‌دارد و پیامِ «پیش‌نویس ذخیره شد (بدون شماره)» می‌آید.
- اگر تاریخ داخلِ دورهٔ بسته باشد، «ثبت قطعی» با پیامِ «دورهٔ مالیِ این تاریخ بسته است (تا 1405/07/23). برای اصلاح، سندِ معکوس در دورهٔ باز ثبت کنید.» رد می‌شود؛ اگر قفل به امروز یا بعد رسیده باشد، پیام «دورهٔ مالی تا 1405/12/29 بسته است و تا امروز دورهٔ بازی نمانده. برای ثبت، بستن را در «بستن سال مالی» «بازگشایی» کنید یا قفلِ دستی را از «مدیریت دوره» در «دفتر روزنامه» بردارید.» است؛ بستن و قفل دوره را ببینید.
مفاهیمِ مرتبط با ثبت سند دستی
مفاهیمِ مرتبط با ثبت سند دستی در خلاصه‌هایِ زیر آمده‌اند.