ثبت مانده‌های افتتاحیه
ثبت مانده‌های افتتاحیه برایِ صاحبِ کسب‌وکاری است که پیش از ناخدا هم کار می‌کرده و می‌خواهد طلب‌ها و بدهی‌هایِ قبلی را وارد کند. با این راهنما ماندهٔ مشتری‌ها و تأمین‌کننده‌ها را ثبت می‌کنید و حسابِ «تراز افتتاحیه» را می‌بندید.
مثالِ واقعیِ ثبت مانده‌های افتتاحیه
ثبت مانده‌های افتتاحیه را برایِ روزی ببینید که «سبد نارون» کار با ناخدا را شروع می‌کند، پیش از اولین فروش: صندوق ۵٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان دارد، «نیلوفر» از خریدهایِ قبلی ۱۲۰٬۰۰۰ تومان بدهکار است و مغازه ۸۰٬۰۰۰ تومان به «کاوه» بدهکار است.
پیش از شروعِ ثبت مانده‌های افتتاحیه
برای ثبت مانده‌های افتتاحیه، یکی از نقش‌هایِ «مالک»، «مدیر» یا «حسابدار» لازم است.
- کاشیِ «تراز افتتاحیه» از سطحِ رابطِ «متوسط» دیده می‌شود.
- این کار را پیش از اولین فروش یا خرید انجام دهید. با اولین تراکنشِ واقعی، صفحه قفل می‌شود.
- ماندهٔ صندوق را هنگامِ ساختِ صندوق در خزانه‌ها وارد کنید؛ این صفحه فقط آن را نشان می‌دهد. «نیلوفر» و «کاوه» باید در مخاطبین باشند، یا در پنجرهٔ انتخاب با «افزودن مخاطب جدید» ساخته شوند.
«پیش از ادامه بدانید: به‌محضِ ثبتِ اولین تراکنشِ واقعی (غیرِ افتتاحیه)، این ویزارد قفل می‌شود و تغییرِ بعدیِ مانده‌ها فقط با سندِ اصلاحی از روزنامه ممکن است.»
مراحلِ ثبت مانده‌های افتتاحیه
برای ثبت مانده‌های افتتاحیه در صفحهٔ «تراز افتتاحیه»، این مراحل را انجام دهید:
- در منو «مالی و حسابداری» را باز کنید، در گروهِ «حسابداری و دفاتر» دکمهٔ «بیشتر» و بعد کاشیِ «تراز افتتاحیه» را بزنید.
- در مرحلهٔ «مرور»، «تاریخِ ترازِ افتتاحیه (پیش‌فرض: آغازِ سالِ مالی)» را بسنجید و ببینید «موجودی نقد و بانک (۱۱۰۱)» همان ۵٬۰۰۰٬۰۰۰ تومانِ صندوق است. اگر نیست، «باز کردنِ خزانه» را بزنید.
- «بعدی» را بزنید تا مرحلهٔ «دریافتنی» باز شود و «افزودن» را بزنید.
- در پنجرهٔ «افزودن مانده افتتاحیه» از «انتخاب مخاطب» «نیلوفر» را انتخاب کنید، در «مبلغ» ۱۲۰٬۰۰۰ بنویسید و «ثبت» را بزنید؛ اگر تاریخِ فاکتورِ اصلی را می‌دانید «تاریخِ اصلِ بدهی (اختیاری)» را هم پر کنید.
- «بعدی» را بزنید تا مرحلهٔ «پرداختنی» باز شود و همین کار را برایِ «کاوه» با ۸۰٬۰۰۰ تومان انجام دهید. دارایی ثابت، وام، چک یا ماندهٔ دیگر را هم در مرحلهٔ خودش ثبت کنید؛ «سبد نارون» ندارد.
- مرحلهٔ «سرمایه» را بزنید؛ «ارزش ویژه (ماندهٔ تراز افتتاحیه)» ۵٬۰۴۰٬۰۰۰ تومان است. «سبد نارون» تک‌مالک است و سهامدار ندارد، پس سهمِ سرمایه یک‌جا به سرمایهٔ مالک می‌رود. «از این مبلغ، سود یا زیانِ انباشتهٔ دوره‌های قبل» را خالی بگذارید، در «مالک اصلی» مخاطبی را که برایِ خودتان ساخته‌اید انتخاب کنید و «بستن و انتقال به سرمایه» را بزنید. اگر بخشی از این مبلغ سودِ دوره‌هایِ قبل است، همان بخش را با «سود انباشته» بنویسید؛ در کسب‌وکارِ دارایِ سهامدار سهمِ سرمایه طبقِ درصدِ سهامداران تقسیم می‌شود. درستیِ این طبقه‌بندی را از حسابدار بپرسید (منبعِ رسمیِ این مورد هنوز افزوده نشده است)
- پس از «تراز افتتاحیه کامل شد»، «تأیید» را بزنید و بعد «پایان». کلیدِ «قفلِ دوره تا تاریخِ افتتاحیه» را فقط با نظرِ حسابدار روشن کنید.
نتیجهٔ ثبت مانده‌های افتتاحیه را چطور ببینم؟
نتیجهٔ ثبت مانده‌های افتتاحیه در نوارِ معادلهٔ بالایِ صفحه پیداست: «دارایی ۵٬۱۲۰٬۰۰۰ = بدهی ۸۰٬۰۰۰ + سرمایه ۵٬۰۴۰٬۰۰۰» با «متوازن». ردیفِ «نیلوفر» با ۱۲۰٬۰۰۰ تومان در مرحلهٔ «دریافتنی» و ردیفِ «کاوه» با ۸۰٬۰۰۰ تومان در مرحلهٔ «پرداختنی» می‌ماند. پس از تأیید، بالایِ صفحه با تاریخِ روزِ تأیید «ترازِ افتتاحیه در ۱۴۰۵/۰۷/۲۳ تأیید شده است؛ تغییر فقط پس از بازگشایی به دستِ مالک.» نوشته می‌شود.
پشتِ صحنهٔ ثبت مانده‌های افتتاحیه در دفاتر چه ثبت شد؟
ثبت مانده‌های افتتاحیه برایِ هر ردیف یک سند می‌سازد که طرفِ دیگرش حسابِ «تراز افتتاحیه» است. ماندهٔ «نیلوفر»:
| نوع حساب و نام فارسی seed / تفصیلی | بدهکار (تومان) | بستانکار (تومان) |
|---|---|---|
| دارایی: حساب‌های دریافتنی / نیلوفر | ۱۲۰٬۰۰۰ | ۰ |
| حقوق صاحبان سهام: تراز افتتاحیه | ۰ | ۱۲۰٬۰۰۰ |
| جمع | ۱۲۰٬۰۰۰ | ۱۲۰٬۰۰۰ |
ماندهٔ «کاوه»:
| نوع حساب و نام فارسی seed / تفصیلی | بدهکار (تومان) | بستانکار (تومان) |
|---|---|---|
| حقوق صاحبان سهام: تراز افتتاحیه | ۸۰٬۰۰۰ | ۰ |
| بدهی: حساب‌های پرداختنی / کاوه | ۰ | ۸۰٬۰۰۰ |
| جمع | ۸۰٬۰۰۰ | ۸۰٬۰۰۰ |
وقتی کلِ مبلغ سهمِ سرمایه است، سندِ بستن «تراز افتتاحیه» را به حسابِ «سرمایه» با تفصیلیِ مالک می‌برد — همان حسابی که «آوردهٔ مالک» در خزانه می‌رود:
| نوع حساب و نام فارسی seed / تفصیلی | بدهکار (تومان) | بستانکار (تومان) |
|---|---|---|
| حقوق صاحبان سهام: تراز افتتاحیه | ۵٬۰۴۰٬۰۰۰ | ۰ |
| حقوق صاحبان سهام: سرمایه / مالک | ۰ | ۵٬۰۴۰٬۰۰۰ |
| جمع | ۵٬۰۴۰٬۰۰۰ | ۵٬۰۴۰٬۰۰۰ |
بخشی که با «سود انباشته» نوشته شود به‌جایِ «سرمایه» به «سود (زیان) انباشته» بستانکار می‌شود.
ماندهٔ صندوق را خودِ خزانه با یک سندِ جدا ثبت کرده است: موجودی نقد و بانک بدهکار و «تراز افتتاحیه» بستانکار، ۵٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان. برای فهمِ این سندها، مانده‌های افتتاحیه را بخوانید.
اگر ثبت مانده‌های افتتاحیه اشتباه شد
ثبت مانده‌های افتتاحیه اگر با مبلغ یا مخاطبِ اشتباه بود، تا صفحه قفل نشده دکمهٔ «حذف» کنارِ همان ردیف را بزنید و در پنجرهٔ «سند معکوس» تأیید کنید؛ بعد ماندهٔ درست را دوباره «افزودن» کنید. اگر افتتاحیه تأیید شده، اول مالک باید «بازگشایی» را بزند. پس از اولین تراکنشِ واقعی، پیامِ «تغییر قفل است — از روزنامه سندِ اصلاحی بزنید.» دیده می‌شود و اصلاح فقط با سندِ دستی در «دفتر روزنامه» ممکن است.
مفاهیمِ مرتبط با ثبت مانده‌های افتتاحیه
مفاهیمِ مرتبط با ثبت مانده‌های افتتاحیه در خلاصه‌هایِ زیر آمده‌اند.