ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن
ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن برای فروشنده‌ای است که پیش از فروش به مشتری قیمت می‌دهد و بعد از موافقتِ او همان اقلام را فاکتور می‌کند. با این راهنما یک پیش‌فاکتورِ شماره‌دار می‌سازید و آن را به فاکتورِ فروش تبدیل می‌کنید.
مثالِ واقعیِ ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن
ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن در «سبد نارون» این‌طور است: «نیلوفر» برایِ چهار «بشقاب ساده» قیمت می‌خواهد، هر کدام ۶۰٬۰۰۰ تومان. مغازه پیش‌فاکتور می‌دهد و فردایِ آن «نیلوفر» خرید را قبول می‌کند. مبلغِ مثال ۲۴۰٬۰۰۰ تومان است.
پیش از شروعِ ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن
برای ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن، یکی از نقش‌هایِ «مالک»، «مدیر»، «فروشنده» یا «حسابدار» لازم است.
- پیش‌فاکتور به موجودی دست نمی‌زند و کالا را رزرو نمی‌کند؛ موجودی هنگامِ صدورِ فاکتور بررسی می‌شود.
- پیش‌فاکتور تاریخِ اعتبار ندارد؛ اگر لازم است، آن را در یادداشتِ فاکتور بنویسید.
تا پیش‌فاکتور به فاکتور تبدیل و صادر نشده، با «ویرایش» عوض و با «حذف» پاک می‌شود و هیچ اثری بر دفاتر و انبار ندارد.
مراحلِ ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن
برای ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن در صفحهٔ «فاکتورها»، این مراحل را انجام دهید:
- زبانهٔ «پیش‌فاکتور/پیش‌نویس» را بزنید و بعد «پیش‌فاکتور جدید» را بزنید.
- در «مشتری»، «نیلوفر» و در «انبار خروج (مبدأ)» انبارِ مغازه را انتخاب و «تأیید» را بزنید.
- در «اقلام»، «انتخاب کالا / متن آزاد…» را بزنید، «بشقاب ساده» را انتخاب و «تعداد» را ۴ بگذارید.
- «ذخیرهٔ پیش‌فاکتور» را پایینِ ویرایشگر بزنید؛ در گوشی اول «اقدام سریع»ِ نوارِ پایین را بزنید. در صفحهٔ «بازبینی فاکتور»، مبلغ را بررسی و دوباره «ذخیرهٔ پیش‌فاکتور» را بزنید.
- وقتی مشتری قبول کرد، پیش‌فاکتور را از همان فهرست باز و «تبدیل به فاکتور» را بزنید. در پیش‌نویسِ تازه‌ای که باز می‌شود، اقلام را بررسی و «تأیید و صدور» را بزنید و در صفحهٔ بازبینی دوباره «تأیید و صدور» را بزنید.
نتیجهٔ ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن را چطور ببینم؟
نتیجهٔ ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن دو مرحله دارد. بعد از ذخیره، پیامِ «پ‌ف-۳۰۰۱ ثبت شد» می‌آید و جزئیات با برچسبِ «پیش‌فاکتور» و مبلغِ کلِ ۲۴۰٬۰۰۰ تومان باز می‌شود؛ شمارهٔ پیش‌فاکتور با «پ‌ف» شروع می‌شود و از «چاپ» می‌توانید آن را به مشتری بدهید. بعد از تبدیل، پیامِ «پیش‌نویس فاکتور ساخته شد — پس از بررسی، صادرش کنید» می‌آید و بعد از صدور، فاکتورِ فروش با وضعیتِ «صادرشده (طلب)» دیده می‌شود. پیش‌فاکتورِ اول در فهرست می‌ماند و برچسبِ «تبدیل‌شده» می‌گیرد.
پشتِ صحنهٔ ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن در دفاتر چه ثبت شد؟
ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن تا پیش از صدور هیچ سندِ حسابداری ایجاد نمی‌کند: ذخیرهٔ پیش‌فاکتور فقط شماره می‌گیرد، و تبدیل فقط یک پیش‌نویسِ بی‌شماره با همان مشتری و اقلام می‌سازد. موجودیِ انبار هم تغییر نمی‌کند. سندِ فروش فقط با «تأیید و صدور»ِ مرحلهٔ ۵ ثبت می‌شود و همان خطوطِ صدور فاکتور فروش را دارد. برای فهمِ اثرِ ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن، پیش‌فاکتور، پیش‌نویس و صدور را بخوانید.
اگر ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن اشتباه شد
ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن تا پیش از صدور آزادانه اصلاح می‌شود: پیش‌فاکتور با «ویرایش» عوض و با «حذف» پاک می‌شود؛ ناخدا می‌پرسد: «این پیش‌نویس/پیش‌فاکتور برای همیشه حذف می‌شود.» پیش‌فاکتور مستقیم صادر نمی‌شود: «پیش‌فاکتور مستقیم صادر نمی‌شود؛ ابتدا آن را به فاکتور تبدیل کنید». هر پیش‌فاکتور فقط یک‌بار تبدیل می‌شود: «این پیش‌فاکتور قبلاً به فاکتور تبدیل شده است»؛ برایِ رسیدن به همان فاکتور «مشاهدهٔ سند تبدیل‌شده» را بزنید. فاکتورِ صادرشده را مثلِ هر فاکتورِ فروشِ دیگر با برگشت یا ابطال اصلاح کنید.
مفاهیمِ مرتبط با ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن
مفاهیمِ مرتبط با ساخت پیش‌فاکتور و تبدیل آن در خلاصه‌هایِ زیر آمده‌اند.