ثبت پیش‌دریافت مشتری
ثبت پیش‌دریافت مشتری برای صاحبِ کسب‌وکاری است که از مشتری بیش از بدهی‌اش پول می‌گیرد، مثلاً بیعانهٔ خریدِ بعدی. با این راهنما پرداخت را ثبت می‌کنید تا ناخدا اول بدهیِ باز را ببندد و بقیه را پیش‌دریافتِ همان مشتری نگه دارد.
مثالِ واقعیِ ثبت پیش‌دریافت مشتری
ثبت پیش‌دریافت مشتری در «سبد نارون» این‌طور است: «نیلوفر» ۵۰٬۰۰۰ تومان از فاکتورِ قبلی بدهکار است و ۲۵۰٬۰۰۰ تومان نقد می‌دهد تا هفتهٔ بعد چهار لیوان ببرد. پول به «صندوق مغازه» می‌رود. ۵۰٬۰۰۰ تومان بدهی را می‌بندد و ۲۰۰٬۰۰۰ تومان پیش‌دریافت می‌شود.
پیش از شروعِ ثبت پیش‌دریافت مشتری
برای ثبت پیش‌دریافت مشتری، یکی از نقش‌هایِ «مالک»، «مدیر» یا «حسابدار» لازم است.
- مشتری در صفحهٔ «بدهی و طلب» کارت داشته باشد؛ کارت فقط برایِ کسی است که طلب یا پیش‌دریافتِ باز دارد.
ناخدا امروز برایِ مشتری‌ای که هیچ طلب یا پیش‌دریافتِ بازی ندارد راهی برایِ ثبتِ پیش‌دریافت نشان نمی‌دهد، چون کارتش در «بدهی و طلب» نیست.
مراحلِ ثبت پیش‌دریافت مشتری
برای ثبت پیش‌دریافت مشتری در «مالی و حسابداری»ِ نوارِ کناری، این مراحل را انجام دهید:
- کاشیِ «بدهی و طلب» را باز کنید؛ دکمهٔ «مطالبات» از پیش روشن است.
- در کارتِ «نیلوفر»، «ثبت تسویه» را بزنید و در پنجرهٔ «تسویهٔ مانده» دوباره «ثبت تسویه» را بزنید.
- روشِ «نقد/خزانه» را نگه دارید و مبلغ را ۲۵۰٬۰۰۰ وارد کنید. کادرِ قرمزِ «مانده»ِ ۲۰۰٬۰۰۰ تومان مبلغِ اضافه را نشان می‌دهد و مانعِ ثبت نیست.
- «تأیید» را بزنید.
- «صندوق مغازه» را انتخاب و «تأیید» را بزنید.
نتیجهٔ ثبت پیش‌دریافت مشتری را چطور ببینم؟
نتیجهٔ ثبت پیش‌دریافت مشتری در کارتِ «نیلوفر» دیده می‌شود: زیرِ کارت «پیش‌دریافتِ باز (۲۱۰۴)»ِ ۲۰۰٬۰۰۰ تومان آمده است. کارت حالا برچسبِ «بدهی به مشتری (پیش‌دریافت)» دارد و «ماندهٔ باز»ِ آن همین ۲۰۰٬۰۰۰ تومانی است که کسب‌وکار به «نیلوفر» بدهکار است، نه طلب. فاکتورِ قبلیِ «نیلوفر» «تسویه‌شده» شده است. در جزئیاتِ مخاطب، کارتِ «طلب از او» عددِ منفیِ (۲۰۰٬۰۰۰) را نشان می‌دهد.
پشتِ صحنهٔ ثبت پیش‌دریافت مشتری در دفاتر چه ثبت شد؟
ثبت پیش‌دریافت مشتری در این مثال دو سند می‌سازد. ناخدا اول ۵۰٬۰۰۰ تومان را با «دریافت وجه» به طلبِ باز می‌دهد و فقط مبلغِ اضافه را «پیش‌دریافت از مشتری» ثبت می‌کند:
| نوع حساب و نام فارسی seed / تفصیلی | بدهکار (تومان) | بستانکار (تومان) |
|---|---|---|
| دارایی: موجودی نقد و بانک / صندوق مغازه | ۵۰٬۰۰۰ | ۰ |
| دارایی: حساب‌های دریافتنی / نیلوفر | ۰ | ۵۰٬۰۰۰ |
| دارایی: موجودی نقد و بانک / صندوق مغازه | ۲۰۰٬۰۰۰ | ۰ |
| بدهی: پیش‌دریافت از مشتری / نیلوفر | ۰ | ۲۰۰٬۰۰۰ |
| جمع | ۲۵۰٬۰۰۰ | ۲۵۰٬۰۰۰ |
فروش و سود تغییر نمی‌کنند. برای فهمِ اثرِ ثبت پیش‌دریافت مشتری، پیش‌دریافت از مشتری را بخوانید.
اگر ثبت پیش‌دریافت مشتری اشتباه شد
ثبت پیش‌دریافت مشتری را تا وقتی مصرف نشده، از صفحهٔ «دفتر روزنامه» برمی‌گردانید: کارتِ «پیش‌دریافت از مشتری»ِ «نیلوفر» را بزنید، «سند معکوس» را بزنید و تأیید کنید. همان مبلغ از «صندوق مغازه» کم و پیش‌دریافتِ «نیلوفر» صفر می‌شود؛ سندِ اصلی با یادداشتِ «این سند معکوس شده است» در دفتر می‌ماند. این صفحه به‌طورِ پیش‌فرض فقط در سطحِ رابطِ «حرفه‌ای» دیده می‌شود و نقشِ «مالک»، «مدیر» یا «حسابدار» می‌خواهد. اگر پیش‌دریافت با فاکتوری تهاتر شده باشد، معکوس با پیامِ «این پیش‌دریافت مصرف شده — ابتدا تهاترش را برگردانید» رد می‌شود؛ اول در زبانهٔ «پرداخت‌ها»ِ همان فاکتور ردیفِ تهاتر را با «حذف پرداخت» بردارید. پیش‌دریافتِ درست را لازم نیست برگردانید؛ با فاکتورِ نسیهٔ بعدیِ همان مشتری مصرف می‌شود (تهاتر پیش‌دریافت با فروش). اگر مبلغ اشتباه بوده، پیش از ثبت آن را با مشتری بسنجید؛ اصلاحِ بعدی کارِ حسابدار است.
مفاهیمِ مرتبط با ثبت پیش‌دریافت مشتری
مفاهیمِ مرتبط با ثبت پیش‌دریافت مشتری در خلاصه‌هایِ زیر آمده‌اند.