سقف اعتبار و شرایط پرداخت مشتری و تأمین‌کننده
سقف اعتبار و شرایط پرداخت برایِ کسی است که نسیه می‌فروشد یا نسیه می‌خرد و نمی‌خواهد هر بار سررسید را دستی بنویسد. با این راهنما برایِ یک مشتری سقف و مهلت می‌گذارید و برایِ یک تأمین‌کننده مهلتِ پرداخت؛ ویرایشگرِ فاکتور همین‌ها را خودکار به کار می‌برد.
مثالِ واقعیِ سقف اعتبار و شرایط پرداخت
سقف اعتبار در «سبد نارون» این‌طور است: «نیلوفر» معمولاً تا شصت روز بعد پول می‌دهد و مغازه نمی‌خواهد طلبش از ۲۰۰٬۰۰۰ تومان بالاتر برود. «نیلوفر» ۵۰٬۰۰۰ تومان از فاکتورِ قبلی بدهکار است؛ برایِ او «سقف اعتبار» را ۲۰۰٬۰۰۰ تومان و «شرایط پرداخت» را «۶۰ روز» می‌گذارید. در این کار هیچ مبلغی ثبت نمی‌شود.
پیش از شروعِ سقف اعتبار و شرایط پرداخت
برایِ تنظیمِ سقف اعتبار و شرایط پرداخت، یکی از نقش‌هایِ «مالک»، «مدیر» یا «فروشنده» لازم است.
- شخص باید نقشِ «مشتری» (برایِ سقف، مهلت و لیست قیمت) یا «تأمین‌کننده» (فقط برایِ مهلت) داشته باشد؛ برایِ افزودنِ نقش افزودن و برداشتنِ نقشِ یک شخص را ببینید.
- در فاکتورِ فروش، مهلت و سقف فقط وقتی اثر می‌کنند که «تسویه» را «نسیه» (یا «جزئی») بگذارید و حسابداریِ کسب‌وکارتان نقدی نباشد؛ مهلتِ تأمین‌کننده در فاکتورِ خرید با حسابداریِ نقدی هم کار می‌کند، به شرطِ آن‌که «تسویه»ِ فاکتورِ خرید را «نسیه» بگذارید (در حسابداریِ نقدی پیش‌فرضِ خرید «نقدی» است).
- مهلت فقط پیش‌فرضِ ویرایشگرِ فاکتور است و سقف فقط هشدار می‌دهد؛ هر دو با ارزِ پایه (تومان) نوشته می‌شوند.
مراحلِ سقف اعتبار و شرایط پرداخت
برایِ تنظیمِ سقف اعتبار و شرایط پرداخت در صفحهٔ «مخاطبین»، این مراحل را انجام دهید:
- نامِ «نیلوفر» را بزنید و در «جزئیات مخاطب» آیکنِ «ویرایش» را بزنید.
- در کارتِ «مشتری»، «سقف اعتبار» را ۲۰۰٬۰۰۰ (تومان) بنویسید. ناخدا این را چنین توضیح می‌دهد: «۰ = بدون محدودیت. در فاکتورِ فروشِ نسیه بررسی می‌شود.»
- «شرایط پرداخت» را «۶۰ روز» بگذارید؛ گزینه‌ها «نقدی»، «۱۵ روز»، «۳۰ روز»، «۶۰ روز» و «۹۰ روز» هستند.
- اگر برایِ این مشتری لیستِ قیمتِ جدا دارید، نامِ آن را دقیقاً همان‌طور که در لیست‌قیمت‌هایِ کسب‌وکار تعریف کرده‌اید در «لیست قیمت» بنویسید؛ اگر نام با هیچ لیستی یکی نباشد، قیمت‌گذاری عوض نمی‌شود. اگر لیستِ جدا ندارید خالی بگذارید.
- «ذخیره» را بزنید.
- برایِ تأمین‌کننده (در مثال «کاوه» با «۳۰ روز») همین کار را در کارتِ «تأمین‌کننده» انجام دهید؛ آن‌جا فقط «شرایط پرداخت» هست و سررسیدِ فاکتورِ خریدِ نسیه از آن محاسبه می‌شود.
نتیجهٔ سقف اعتبار و شرایط پرداخت را چطور ببینم؟
نتیجه را در ویرایشگرِ «فاکتور فروش جدید» می‌بینید. با انتخابِ «نیلوفر» و وقتی تسویهٔ فاکتور «نسیه» یا «جزئی» است (نه «نقدی») و فاکتور ارزی نیست، زیرِ نامِ مشتری دو خط می‌آید: «مهلت پیش‌فرض: ۶۰ روز» و «سقف اعتبار: ۲۰۰٬۰۰۰ · با این فاکتور: ۵۰٬۰۰۰»؛ در حالتِ «نسیه» «سررسید (اختیاری)» هم خودکار ۶۰ روز پس از تاریخِ فاکتور پر می‌شود (در «جزئی» خالی می‌ماند). خطِ «مهلت پیش‌فرض» با هر تسویه زیرِ نام می‌آید و خطِ سقف وقتی سقف ۰ یا فاکتور ارزی باشد نمی‌آید. مثالِ عددی بدونِ تخفیف و بدونِ هیچ افزوده‌ای بر قیمتِ کالاست. ویرایشگر را از «فاکتورها» ← «فروش» ← «فاکتور فروش جدید» باز کنید. «با این فاکتور» ماندهٔ بازِ فاکتورهایِ فروشِ صادرشدهٔ همین مشتری به‌علاوهٔ مبلغِ همین فاکتور است (در تسویهٔ جزئی، منهایِ مبلغِ پرداخت‌شدهٔ همان فاکتور)؛ بدهیِ دستی و پیش‌دریافت را نمی‌شمارد، پس لزوماً با «طلب از او» در پرونده برابر نیست. اگر کسب‌وکارتان حسابداریِ نقدی دارد، فروش همیشه نقدی است و سقف و پُرشدنِ سررسیدِ فروش اثری ندارند (خطِ «مهلت پیش‌فرض» باز هم زیرِ نام می‌آید). اگر چهار لیوانِ ۵۰٬۰۰۰ تومانی اضافه کنید، خط قرمز می‌شود: «سقف اعتبار: ۲۰۰٬۰۰۰ · با این فاکتور: ۲۵۰٬۰۰۰ — فراتر از سقف اعتبار». این فقط هشدار است؛ دکمهٔ «تأیید و صدور» غیرفعال نمی‌شود و ناخدا فروش را رد نمی‌کند.
برایِ تأمین‌کننده، در ویرایشگرِ «فاکتور خرید جدید» با انتخابِ او خطِ «مهلت پیش‌فرض: …» می‌آید و وقتی «تسویه» «نسیه» باشد سررسید از آن پر می‌شود (فاکتورِ خرید را از تبِ «خرید» در «فاکتورها» باز کنید). اگر به بخشِ مالی دسترسی دارید (مالک، مدیر، حسابدار)، در «خلاصه»یِ پروندهٔ مشتری کارتِ «دریافتنی (AR)» همین «سقف اعتبار» و «شرایط پرداخت» را نشان می‌دهد.
پشتِ صحنهٔ سقف اعتبار و شرایط پرداخت در دفاتر چه ثبت شد؟
سقف اعتبار و شرایط پرداخت هیچ سندِ حسابداری نمی‌سازد؛ ثبت حسابداری ایجاد نمی‌شود. این دو مقدار فقط در پروندهٔ نقشِ شخص ذخیره می‌شوند و ویرایشگرِ فاکتور هنگامِ ساختنِ فاکتورِ بعدی آن‌ها را می‌خواند. طلب و بدهی همچنان از فاکتورها و دریافت‌ها و پرداخت‌ها حساب می‌شود؛ برایِ فهمِ آن، حساب دریافتنی را بخوانید.
اگر سقف اعتبار و شرایط پرداخت اشتباه شد
برایِ اصلاح، دوباره «ویرایش» را بزنید و مقدار را عوض کنید. تغییر فقط فاکتورهایِ بعدی را اثر می‌دهد؛ سررسیدِ فاکتورهایی که پیش‌تر ساخته‌اید عوض نمی‌شود.
مفاهیمِ مرتبط با سقف اعتبار و شرایط پرداخت
مفاهیمِ مرتبط با سقف اعتبار و شرایط پرداخت در خلاصه‌هایِ زیر آمده‌اند.