افزودن و برداشتنِ نقشِ یک شخص
افزودن و برداشتنِ نقش برایِ کسی است که یک شخصِ واحد را در چند کار می‌بیند، مثلاً تأمین‌کننده‌ای که گاهی مشتری هم می‌شود. با این راهنما نقشِ دوم را به همان شخص می‌دهید و در صورتِ نیاز برش می‌دارید، بی‌آنکه مخاطبِ تازه بسازید.
مثالِ واقعیِ افزودن و برداشتنِ نقش
افزودن نقش در «سبد نارون» این‌طور است: «کاوه» ظرف‌ها را برایِ مغازه می‌آورد و با نقشِ «تأمین‌کننده» تعریف شده است. این هفته خودش هم از مغازه لیوان می‌خرد؛ پس نقشِ «مشتری» را هم می‌گیرد. «کاوه» یک شخص می‌ماند و هم در فاکتورِ خرید و هم در فاکتورِ فروش پیدا می‌شود. در این کار هیچ مبلغی ثبت نمی‌شود.
پیش از شروعِ افزودن و برداشتنِ نقش
برای افزودن یا برداشتنِ نقش، یکی از نقش‌هایِ «مالک»، «مدیر» یا «فروشنده» لازم است. «حسابدار» و «انباردار» مخاطب را فقط می‌بینند.
- شخص باید پیش از این تعریف شده باشد؛ برایِ شخصِ تازه تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه را ببینید.
- نقش‌ها به کسب‌وکارِ فعال تعلق دارند (نام و تلفنِ شخص بینِ کسب‌وکارهایِ شما مشترک است)؛ اگر چند کسب‌وکار دارید، پیش از شروع نامِ کسب‌وکارِ فعال را کنترل کنید.
مراحلِ افزودن و برداشتنِ نقش
برای افزودن نقش در صفحهٔ «مخاطبین»، این مراحل را انجام دهید:
- در فهرست، نامِ «کاوه» را بزنید تا «جزئیات مخاطب» باز شود.
- آیکنِ «ویرایش» را در گوشهٔ بالا بزنید؛ فرمِ «ویرایش مخاطب» باز می‌شود.
- در «نقش‌ها در این کسب‌وکار»، «مشتری» را هم روشن کنید و «تأمین‌کننده» را روشن نگه دارید. کارتِ مشتری با «سقف اعتبار» و «شرایط پرداخت» زیرِ چیپ‌ها می‌آید؛ برایِ این مثال همان پیش‌فرض‌ها را نگه دارید.
- «ذخیره» را بزنید و برایِ دیدنِ نتیجه با فلشِ «بازگشت» بالایِ صفحه به فهرست برگردید.
- برایِ برداشتنِ یک نقش، دوباره «ویرایش» را بزنید، چیپِ همان نقش را خاموش کنید و «ذخیره» را بزنید. اگر شخص سابقهٔ مالی (فاکتور، چک، سندِ دفتری) یا موردِ فعالِ مرتبط (الگویِ تکرارشونده، حکمِ حقوق) دارد، پیش از خاموش‌شدنِ نقش پنجرهٔ «برداشتنِ نقش» می‌پرسد.
فهرستِ مخاطبین؛ کاوه فقط تأمین‌کننده است — نامِ او را بزنید
نتیجهٔ افزودن و برداشتنِ نقش را چطور ببینم؟
نتیجهٔ افزودن نقش در فهرستِ «مخاطبین» دیده می‌شود: در تبِ «همه» نامِ «کاوه» هم زیرِ گروهِ «مشتری» و هم زیرِ گروهِ «تأمین‌کننده» می‌آید و شمارِ تبِ «مشتری» یکی بیشتر می‌شود؛ شمارِ «مخاطبِ فعال» عوض نمی‌شود، چون شخص همان یک نفر است. در پروندهٔ او زبانهٔ «فروش» کنارِ «خرید» پیدا می‌شود.
پس از برداشتنِ نقشِ «مشتری»، «تأمین‌کننده»، «کارمند» یا «سایر»، شخص از فهرستِ همان نقش بیرون می‌رود؛ نقشِ «سهامدار» استثناست (پایین‌تر). در پرونده، برچسبِ نقش با «قبلی» در پرانتز می‌ماند و اسناد و ماندهٔ حساب سرِ جای خود هستند.
پشتِ صحنهٔ افزودن و برداشتنِ نقش در دفاتر چه ثبت شد؟
افزودن و برداشتنِ نقش هیچ سندِ حسابداری نمی‌سازد؛ ثبت حسابداری ایجاد نمی‌شود. ناخدا فقط نقشِ «کاوه» را در پروندهٔ او ثبت می‌کند و تغییرِ نقش را در ردِ حسابرسیِ همان ویرایش می‌نویسد. طلب و بدهیِ «کاوه» همچنان از فاکتورها و پرداخت‌ها حساب می‌شود؛ برای فهمِ آن، تفصیلی و گردش طرف حساب را بخوانید.
اگر افزودن و برداشتنِ نقش اشتباه شد
برای اصلاح، همین مراحل را برعکس انجام دهید: نقشِ اشتباه را خاموش و نقشِ درست را روشن کنید. نقشِ درست را پیش از ذخیره روشن کنید: ناخدا نمی‌گذارد همهٔ نقش‌هایِ یک شخصِ نقش‌دار را بردارید و ذخیره کنید: پیامِ «برای این کسب‌وکار دست‌کم یک نقش انتخاب کنید؛ مخاطبِ بی‌نقش در فهرست‌ها دیده نمی‌شود.» زیرِ چیپ‌هایِ نقش می‌آید (فرم خودش به همان‌جا اسکرول می‌شود)، فرم باز می‌ماند و چیزی ذخیره نمی‌شود. اگر دیگر با او کار نمی‌کنید، به‌جایِ برداشتنِ همهٔ نقش‌ها او را «آرشیو» کنید؛ آرشیو و بازگردانی اشخاص مسیرش را می‌گوید. پنجرهٔ «برداشتنِ نقش» می‌گوید «همهٔ سندهایِ این شخص (در همهٔ نقش‌ها) ۲ مورد است» (چیزی پاک نمی‌شود؛ ادامه دادن امن است)؛ این شمارش همهٔ اسنادِ آن شخص را می‌گیرد، نه فقط اسنادِ همان نقش؛ برایِ «کاوه» که فقط یک فاکتورِ خرید و پرداختش را دارد، حتی خاموش‌کردنِ نقشِ «مشتری» هم «۲ مورد» را می‌گوید. پنجره همچنین هشدار می‌دهد که تنظیماتِ نقش، مثلاً «سقف اعتبار» و «شرایط پرداخت»، باید دوباره وارد شود. بدونِ هیچ نقشِ فعالی شخص در فهرست‌ها دیده نمی‌شود؛ برای همین همان پیامِ «دست‌کم یک نقش» هم هنگامِ افزودنِ مخاطبِ تازه و هم هنگامِ ویرایشِ شخصی که نقشِ فعال دارد می‌آید.
نقش‌هایِ کارمند و سهامدار
چیپ‌هایِ «کارمند» و «سهامدار» کارتِ اختصاصیِ خودشان را می‌آورند: کارمند «سمت»، «حقوق پایه» و «تاریخ استخدام» دارد و سهامدار «نقش»، «درصد مالکیت» و «سرمایهٔ آورده». حقوقِ پایه فقط پیش‌فرضِ محاسبهٔ حقوق است؛ برایِ ثبتِ حکم تعریف حکم حقوق و نرخ سال را ببینید. درصد و سرمایهٔ سهامدار را فقط کسی که به «تنظیمات» دسترسیِ ویرایش دارد وارد می‌کند، و جزئیاتش در مرجع سهامداران است. برداشتنِ نقشِ سهامدار او را از فهرستِ سهامداران بیرون نمی‌برد؛ فقط با نشانِ «آرشیو» علامت می‌خورد. اگر سهامدار تنها نقشِ شخص باشد، خاموش‌کردنش در این فرم همان پیامِ «دست‌کم یک نقش» را می‌دهد و ذخیره نمی‌شود. برایِ کنار گذاشتنِ او از فهرستِ سهامداران: «تنظیمات» ← «سهامداران و شرکا» ← ردیفِ شخص ← «آرشیو» (فقط با دسترسیِ ویرایشِ تنظیمات)؛ جزئیاتِ صفحه در مرجع سهامداران است. برداشتنِ نقشِ کارمند حکمِ حقوقِ فعالِ او را هم غیرفعال می‌کند (فیش‌ها و سابقه می‌مانند) و دیگر در پیش‌بینیِ نقدینگی نمی‌آید.
مفاهیمِ مرتبط با افزودن و برداشتنِ نقش
مفاهیمِ مرتبط با افزودن و برداشتنِ نقش در خلاصهٔ زیر آمده‌اند.