تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه
تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه برای صاحبِ کسب‌وکار و فروشنده‌ای است که پیش از اولین فاکتور، مشتری یا تأمین‌کننده را تعریف می‌کند. با این راهنما یک شخص با نقشِ درست می‌سازید تا در فاکتورها انتخاب شود و طلب یا بدهیِ او جدا دیده شود؛ ناخدا همهٔ اشخاص را در صفحهٔ «مخاطبین» نگه می‌دارد.
مثالِ واقعیِ تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه
تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه در «سبد نارون» این‌طور است: «نیلوفر» مشتریِ همیشگیِ مغازه است و معمولاً تا سی روز بعد پول می‌دهد؛ «کاوه» ظرف‌ها را برای مغازه می‌آورد. «نیلوفر» با نقشِ «مشتری» و «کاوه» با نقشِ «تأمین‌کننده» تعریف می‌شوند. در این کار هیچ مبلغی ثبت نمی‌شود.
پیش از شروعِ تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه
برای تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه، یکی از نقش‌هایِ «مالک»، «مدیر» یا «فروشنده» لازم است. «حسابدار» و «انباردار» مخاطب‌ها را فقط می‌بینند.
- اگر فقط فروشِ نقدیِ بی‌نام دارید، مخاطب لازم نیست؛ در ویرایشگرِ فاکتور گزینهٔ «— بدون مخاطب (نقدی)» هست. برای فروش یا خریدِ نسیه مخاطب لازم است.
- پیش از افزودن، کسب‌وکارِ فعال را کنترل کنید؛ اگر دفترِ دیگری باز است، تعویض کسب‌وکار را انجام دهید. مخاطب و نقشِ او به همان کسب‌وکار مربوط‌اند.
مراحلِ تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه
برای تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه در صفحهٔ «مخاطبین»، این مراحل را انجام دهید:
- در نوارِ کناری «مخاطبین» را بزنید (در گوشی نوارِ پایین) و با کادرِ «جستجوی نام یا تلفن…» مطمئن شوید مخاطب از قبل نیست. سپس «افزودن مخاطب» را بزنید.
- «نوع» را «شخص حقیقی» نگه دارید و در «نام» بنویسید «نیلوفر». تلفن، ایمیل و نشانی اختیاری‌اند؛ «شرکت» کدِ ملی را به شناسهٔ مالیاتی عوض می‌کند؛ «سازمان/دولتی» و «بانک» هم هستند و در همین فرم انتخاب می‌شوند.
- در «نقش‌ها در این کسب‌وکار»، «مشتری» را بزنید. یک شخص می‌تواند هم مشتری و هم تأمین‌کننده باشد؛ نقشِ دوم را بعداً هم می‌توانید بدهید.
- در کارتِ مشتری، «شرایط پرداخت» را «۳۰ روز» کنید. «سقف اعتبار» را صفر بگذارید تا محدودیتی نباشد.
- «افزودن» را بزنید. «کاوه» را به همین ترتیب با نقشِ «تأمین‌کننده» بسازید.
از فرم تا پروندهٔ مخاطب را ببینید
در تصویرِ اول نام و نقش را کنترل کنید، سپس با «بعدی» پایینِ همان فرم و شرایطِ پرداخت را ببینید. با «بعدی» نتیجهٔ ذخیره را بررسی کنید؛ نقطهٔ رویِ نامِ نیلوفر، پروندهٔ او را باز می‌کند. این نمایش مخاطبِ واقعی نمی‌سازد.
در بالایِ فرم، نامِ نیلوفر و نقشِ مشتری را کنترل کنید؛ شرایطِ پرداخت پایین‌ترِ همین فرم است
مخاطب را از ویرایشگرِ فاکتور هم می‌توانید بسازید: در «فاکتور فروش جدید»، پس از «انتخاب مخاطب…» گزینهٔ «افزودن مخاطب جدید» همین فرم را باز می‌کند و نقشِ لازمِ فاکتور از پیش روشن است. مخاطبِ تازه خودکار انتخاب می‌شود.
نتیجهٔ تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه را چطور ببینم؟
نتیجهٔ تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه با پیامِ «ذخیره شد» اعلام می‌شود و «نیلوفر» با برچسبِ «مشتری» در فهرست می‌آید. با زدنِ «نیلوفر» در فهرست، صفحهٔ «جزئیات مخاطب» باز می‌شود و مقدارِ «طلب از او» را صفر نشان می‌دهد. این کارت فقط با دسترسیِ «بدهی و طلب» (مالک، مدیر، حسابدار) دیده می‌شود؛ فروشنده آن را نمی‌بیند، ولی «نیلوفر» با برچسبِ «مشتری» در فهرست و پرونده هست. وقتی فاکتورِ نسیه برای «نیلوفر» صادر کنید، سررسیدِ آن خودکار سی روز بعد می‌شود و همین عدد زیاد می‌شود.
از کجا ادامه بدهم؟ اگر مخاطب از قبل طلب یا بدهی دارد، ثبت مانده‌های افتتاحیه را با بررسیِ حسابدارتان دنبال کنید. برای معاملهٔ تازه، از صدور فاکتور فروش یا ثبت فاکتور خرید ادامه دهید. برایِ نقشِ دوم افزودن و برداشتنِ نقش، برایِ سقف و مهلت سقف اعتبار و شرایط پرداخت و برایِ خواندنِ سابقه خواندنِ پروندهٔ شخص را ببینید؛ شرحِ همهٔ بخش‌ها در مرجع جزئیات مخاطب است.
پشتِ صحنهٔ تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه در دفاتر چه ثبت شد؟
تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه هیچ سندِ حسابداری ایجاد نمی‌کند؛ ثبت حسابداری ایجاد نمی‌شود. ناخدا فقط پروندهٔ «نیلوفر» را می‌سازد تا بعداً هر خط طلب یا بدهی به نامِ او نوشته شود؛ این فرم جایی برای ماندهٔ قبلی ندارد. طلب و بدهیِ هر مخاطب همیشه از فاکتورها، دریافت‌ها و پرداخت‌هایِ ثبت‌شده حساب می‌شود، نه از عددی که دستی در پرونده بنویسید. برای فهمِ اثرِ تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه، تفصیلی و گردش طرف حساب را بخوانید.
اگر تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه اشتباه شد
تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه با «ویرایش» در صفحهٔ «جزئیات مخاطب» یا منویِ کنارِ ردیف اصلاح می‌شود. مخاطبِ اضافی با «آرشیو» از فهرست کنار می‌رود و حذف نمی‌شود؛ اگر مخاطب هنوز به چیزِ بازی، مثلاً الگویِ تکرارشوندهٔ فعال، وصل باشد، ناخدا آرشیو را رد می‌کند و نامِ همان مورد را در پیام می‌آورد؛ مسیرِ کاملش در آرشیو و بازگردانی اشخاص است. اگر نامی کوتاه‌تر از دو حرف بنویسید پیامِ «نام را وارد کنید» می‌آید، و اگر هیچ نقشی نزنید پیامِ «برای این کسب‌وکار دست‌کم یک نقش انتخاب کنید؛ مخاطبِ بی‌نقش در فهرست‌ها دیده نمی‌شود.». اگر تلفن یا کدِ ملیِ تکراری بزنید، ناخدا «مخاطبی با همین تلفن یا کد ملی موجود است» را بالایِ فرم نشان می‌دهد؛ اگر واقعاً شخصِ دیگری است، «به‌هرحال افزودن» را بزنید (پیدا کردنِ شخص و تکراری).
مفاهیمِ مرتبط با تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه
مفاهیمِ مرتبط با تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه در خلاصه‌هایِ زیر آمده‌اند.