ثبت فاکتور خرید
ثبت فاکتور خرید برای صاحبِ کسب‌وکاری است که از تأمین‌کننده جنس خریده و می‌خواهد هم موجودیِ انبار و هم بدهی‌اش به تأمین‌کننده درست ثبت شود. با این راهنما یک فاکتورِ خریدِ نسیه صادر می‌کنید.
مثالِ واقعیِ ثبت فاکتور خرید
ثبت فاکتور خرید در «سبد نارون» این‌طور است: «کاوه» ده «لیوان ساده» به مغازه می‌آورد، هر کدام ۳۰٬۰۰۰ تومان، و قرار است پولش بعداً پرداخت شود. فاکتور مالیات و تخفیف ندارد. مبلغِ کلِ مثال ۳۰۰٬۰۰۰ تومان است.
پیش از شروعِ ثبت فاکتور خرید
برای ثبت فاکتور خرید، یکی از نقش‌هایِ «مالک»، «مدیر» یا «حسابدار» لازم است. «فروشنده» فاکتورهایِ خرید را می‌بیند ولی صادر نمی‌کند.
- «کاوه» با نقشِ «تأمین‌کننده» و «لیوان ساده» به‌عنوانِ کالایِ فیزیکی تعریف شده باشند (تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه، تعریف کالا و دستهٔ آن).
- فاکتورِ خرید فقط کالا می‌پذیرد؛ خریدِ خدمت را با ثبت هزینه یا درآمد مستقل ثبت کنید.
فاکتورِ خریدِ صادرشده ویرایش‌پذیر نیست. پیش از صدور، فروشنده، اقلام، قیمت و نوعِ تسویه را بسنجید. اصلاحِ بعدی فقط با «برگشت (کامل یا جزئی)» یا «ابطال» است.
مراحلِ ثبت فاکتور خرید
برای ثبت فاکتور خرید در صفحهٔ «فاکتورها»، این مراحل را انجام دهید:
- در زبانهٔ «خرید»، «فاکتور خرید جدید» را بزنید.
- در «تأمین‌کننده»، «انتخاب مخاطب…» را بزنید و «کاوه» را انتخاب کنید.
- در «انبار ورود (مقصد)»، انبار را انتخاب و «تأیید» را بزنید. اگر هنوز انباری ندارید، در همین فهرست «افزودن انبار» را بزنید، «نام انبار» را بنویسید و «افزودن» را بزنید؛ انبارِ تازه خودکار انتخاب می‌شود.
- در «اقلام»، «انتخاب کالا / متن آزاد…» را بزنید و «لیوان ساده» را انتخاب کنید. قیمتِ ۳۰٬۰۰۰ تومان از قیمتِ خریدِ کالا پر می‌شود؛ «تعداد» را ۱۰ بگذارید.
- در بخشِ «تسویه»، «نسیه» را نگه دارید. اگر همان لحظه پول می‌دهید، «نقدی» را بزنید و خزانه را انتخاب کنید.
- «تأیید و صدور» را پایینِ ویرایشگر بزنید و در صفحهٔ «بازبینی فاکتور»، «مبلغ کل» را با ۳۰۰٬۰۰۰ تومان مقایسه کنید.
- در همان صفحهٔ بازبینی، دوباره «تأیید و صدور» را بزنید.
نتیجهٔ ثبت فاکتور خرید را چطور ببینم؟
نتیجهٔ ثبت فاکتور خرید با پیامِ «ف‌خ-۵۰۰۱ صادر شد» اعلام می‌شود و جزئیاتِ فاکتور خودکار باز می‌شود. وضعیت «صادرشده (بدهی)» است، «پرداخت‌شده» صفر و «مانده» ۳۰۰٬۰۰۰ تومان. موجودیِ «لیوان ساده» در همان انبار ده عدد بیشتر می‌شود. شمارهٔ فاکتورِ خرید با «ف‌خ» شروع می‌شود.
پشتِ صحنهٔ ثبت فاکتور خرید در دفاتر چه ثبت شد؟
ثبت فاکتور خرید برای همین مثال یک سندِ دوخطی می‌سازد: ارزشِ کالایِ واردشده به موجودی اضافه و همان مبلغ بدهی به «کاوه» ثبت می‌شود. چون فاکتور مالیات ندارد، خطِ مالیاتِ خرید ساخته نمی‌شود؛ تخفیفِ خرید هم حسابِ جدا ندارد و فقط بهایِ کالا را کم می‌کند.
| نوع حساب و نام فارسی seed / تفصیلی | بدهکار (تومان) | بستانکار (تومان) |
|---|---|---|
| دارایی: موجودی کالا / لیوان ساده | ۳۰۰٬۰۰۰ | ۰ |
| بدهی: حساب‌های پرداختنی / کاوه | ۰ | ۳۰۰٬۰۰۰ |
| جمع | ۳۰۰٬۰۰۰ | ۳۰۰٬۰۰۰ |
همین خطوط را در زبانهٔ «سند حسابداری»ِ جزئیاتِ فاکتور می‌بینید. اگر «نقدی» را انتخاب کنید، به‌جایِ «حساب‌های پرداختنی» حسابِ «موجودی نقد و بانک» با تفصیلیِ خزانهٔ انتخابی بستانکار می‌شود. بهایِ این خرید در میانگینِ بهایِ لیوان‌ها اثر می‌گذارد و بهایِ فروش‌هایِ بعدی از آن حساب می‌شود. برای فهمِ اثرِ ثبت فاکتور خرید، حساب پرداختنی و مقدار و ارزش موجودی را بخوانید.
اگر ثبت فاکتور خرید اشتباه شد
ثبت فاکتور خرید پس از صدور ویرایش‌پذیر نیست. کالایِ پس‌داده‌شده را با «برگشت (کامل یا جزئی)» و فاکتورِ کاملاً اشتباه را با «ابطال» از منویِ «عملیات بیشتر فاکتور» اصلاح کنید؛ ابطال سند را وارونه و کالا را از انبار خارج می‌کند. اگر برایِ این فاکتور پولی پرداخت کرده‌اید، اول باید پرداخت حذف شود: «ابتدا پرداخت‌ها باید برگردانده شوند».
خطاهایِ رایجِ هنگامِ صدور:
- «برای خرید نسیه، تأمین‌کننده لازم است»: مرحلهٔ ۲ را کامل کنید.
- «انبار را انتخاب کنید»: مرحلهٔ ۳ را کامل کنید.
- «خرید خدمت یا سطر آزاد در فاکتور خرید پشتیبانی نمی‌شود؛ از ثبت هزینه استفاده کنید.»: ردیفِ خدمت را حذف و آن را هزینه ثبت کنید.
مفاهیمِ مرتبط با ثبت فاکتور خرید
مفاهیمِ مرتبط با ثبت فاکتور خرید در خلاصه‌هایِ زیر آمده‌اند.