آرشیو و بازگردانی اشخاص
آرشیو و بازگردانی برایِ کسی است که دیگر با یک شخص کار نمی‌کند ولی نمی‌خواهد سابقه‌اش را از دست بدهد. با این راهنما مخاطب را از فهرست و انتخابگرها کنار می‌گذارید و هر وقت لازم شد برمی‌گردانید؛ ناخدا مخاطب را حذف نمی‌کند.
مثالِ واقعیِ آرشیو و بازگردانی
آرشیو در «سبد نارون» این‌طور است: «کاوه» ظرف‌فروشی را تعطیل کرده و دیگر چیزی از او نمی‌خرند. مغازه «کاوه» را آرشیو می‌کند تا در فاکتورِ خرید پیشنهاد نشود. فاکتورِ قبلی و ماندهٔ حسابش همان‌طور می‌ماند؛ چند هفته بعد که دوباره از او خرید کردند، بازگردانیش می‌کنند.
پیش از شروعِ آرشیو و بازگردانی
برایِ آرشیو و بازگردانی، یکی از نقش‌هایِ «مالک»، «مدیر» یا «فروشنده» لازم است. «حسابدار» و «انباردار» نه منویِ ردیف را می‌بینند و نه دکمهٔ آرشیوِ گروهی را.
- مخاطبی که هنوز به موردِ فعالی وصل است، مثلاً الگویِ تکرارشوندهٔ فعال، آرشیو نمی‌شود؛ ناخدا نوعِ آن مورد را در پیام می‌گوید (الگویِ تکرارشونده یا حکمِ حقوقِ فعالِ کارمند؛ با برداشتنِ نقشِ کارمند حکم غیرفعال می‌شود) و برایِ الگویِ تکرارشونده، اگر یکی باشد عنوانش را هم می‌آورد.
مراحلِ آرشیو و بازگردانی
برایِ آرشیو و بازگردانی در صفحهٔ «مخاطبین»، این مراحل را انجام دهید:
- در ردیفِ «کاوه»، «گزینه‌های بیشتر» (سه‌نقطه) را بزنید و «آرشیو» را انتخاب کنید؛ پیامِ «آرشیو شد» می‌آید و ردیف از فهرست می‌رود.
- چیپِ «آرشیو» را کنارِ جستجو بزنید؛ شمارِ مخاطبانِ آرشیوشده در پرانتزِ آن می‌آید و راهنمای آن «نمایش آرشیوشده‌ها» است. این چیپ فقط وقتی هست که دست‌کم یک مخاطبِ آرشیوشده داشته باشید؛ با بازگردانیِ آخرین مخاطبِ آرشیوی چیپ می‌رود و نمایشِ آرشیوشده‌ها هم خودکار خاموش می‌شود. ردیفِ «کاوه» با برچسبِ «آرشیو» برمی‌گردد.
- در ردیفِ آرشیوشده، آیکنِ «بازگردانی» را بزنید؛ پیامِ «بازگردانی شد» می‌آید.
- برایِ آرشیوِ چند نفر با هم، اگر نمایشِ آرشیوشده‌ها هنوز روشن است آن را بردارید («×»ِ چیپِ «آرشیو» در نوارِ نتیجه زیرِ جستجو آن را برمی‌دارد؛ پس از بازگردانیِ آخرین مخاطبِ آرشیوی خودکار خاموش می‌شود)، سپس «انتخابِ همه» را بزنید یا روی یک ردیف طولانی فشار دهید. نوارِ پایین «۲ مورد انتخاب شد» و سه کنش می‌آورد (کنشِ صورت‌حساب فقط با دسترسیِ «بدهی و طلب»): «صورت‌حساب اشخاص منتخب»، «خروجی» و «آرشیو».
- «آرشیو» را بزنید و در پنجرهٔ «آرشیوِ ۲ مورد؟» «آرشیو» یا «لغو» را انتخاب کنید.
منویِ ردیفِ کاوه با «ویرایش» و «آرشیو»؛ آرشیو را بزنید
نتیجهٔ آرشیو و بازگردانی را چطور ببینم؟
پس از آرشیو، مخاطب از فهرستِ پیش‌فرض می‌رود و شمارِ «مخاطبِ فعال» و شمارِ نقش‌هایِ سرِ تب‌ها یکی کم می‌شود؛ چیپِ «آرشیو» تعدادِ آرشیوشده‌ها را در پرانتز می‌گوید. با نمایشِ آرشیوشده‌ها همهٔ مخاطبان، فعال و آرشیو، با هم می‌آیند. پروندهٔ مخاطبِ آرشیوشده باز می‌شود و برچسبِ «آرشیو» دارد؛ فاکتورها و صورت‌حسابش سرِ جای خود است. پس از بازگردانی، مخاطب دوباره در فهرست‌ها و انتخابگرها می‌آید.
پشتِ صحنهٔ آرشیو و بازگردانی در دفاتر چه ثبت شد؟
آرشیو و بازگردانی هیچ سندِ حسابداری نمی‌سازد؛ ثبت حسابداری ایجاد نمی‌شود. ناخدا فقط وضعیتِ فعالِ مخاطب را عوض می‌کند و هر دو کنش را در ردِ حسابرسی می‌نویسد. طلب و بدهیِ مخاطب نه پاک می‌شود و نه جابه‌جا؛ ماندهٔ باز با آرشیو بسته نمی‌شود. برایِ فهمِ آن، تفصیلی و گردش طرف حساب را بخوانید.
اگر آرشیو و بازگردانی اشتباه شد
آرشیوِ اشتباه را با «بازگردانی» برگردانید؛ بازگردانی فقط وضعیتِ فعالِ مخاطب را برمی‌گرداند. اگر مخاطب به موردِ فعالی وصل باشد، آرشیو رد می‌شود و پیامِ خطا می‌گوید مخاطب به کدام مورد متصل است و باید ابتدا آن مورد غیرفعال شود. در آرشیوِ گروهی فقط همان ردیف رد می‌شود (علتش نشان داده نمی‌شود؛ برایِ دیدنِ آن همان مخاطب را تکی از منویِ ردیف آرشیو کنید) و پیامِ پایانی تعدادِ موفق و ناموفق را می‌گوید، مثلاً «۱ مورد موفق» و «۱ مورد ناموفق». «انتخابِ همه» فقط ردیف‌هایی را انتخاب می‌کند که روی صفحه‌اند؛ اگر فهرست بیش از ۵۰ ردیف دارد، پیش از آرشیو «نمایش بیشتر» را بزنید یا فیلتر کنید.
مفاهیمِ مرتبط با آرشیو و بازگردانی
مفاهیمِ مرتبط با آرشیو و بازگردانی در خلاصهٔ زیر آمده‌اند.