پیدا کردنِ شخص و برخورد با مخاطبِ تکراری
پیدا کردنِ شخص برایِ کسی است که پیش از افزودنِ مخاطب می‌خواهد بداند او از قبل هست یا نه. با این راهنما شخص را با جستجو و فیلتر پیدا می‌کنید و اگر ناخدا مخاطبِ تکراری را نشان داد، تصمیم می‌گیرید همان را به کار ببرید یا مخاطبِ تازه بسازید.
مثالِ واقعیِ پیدا کردنِ شخص و تکراری
پیدا کردنِ شخص در «سبد نارون» این‌طور است: «نیلوفر» با تلفنِ ۰۹۱۲۰۰۰۰۰۰۱ ثبت شده است. فروشنده بی‌خبر از این، می‌خواهد «نیلوفر دوم» را با همان تلفن اضافه کند. ناخدا تلفنِ برابر را می‌شناسد و پیش از ساختنِ رکوردِ دوم هشدار می‌دهد.
پیش از شروعِ پیدا کردنِ شخص و تکراری
برایِ پیدا کردنِ شخص، دیدنِ مخاطب کافی است؛ برایِ افزودنِ مخاطب یکی از نقش‌هایِ «مالک»، «مدیر» یا «فروشنده» لازم است.
- تلفن و کدِ ملی فقط به‌صورتِ رقم مقایسه می‌شوند؛ فاصله، خط‌تیره و فرقِ رقمِ فارسی و لاتین اهمیت ندارد؛ پیش‌شمارهٔ کشور (۹۸+) برابرِ ۰ حساب نمی‌شود، پس تلفن را همیشه با صفرِ اول و یک‌شکل بنویسید. کارتِ هشدار نامِ مخاطبِ موجود را هم می‌نویسد؛ آن را با نامِ تازه مقایسه کنید. مخاطبِ آرشیوشده هم در این بررسی حساب می‌شود و کارتِ هشدار نامش را با «(آرشیوشده)» می‌نویسد؛ مخاطبی که در این کسب‌وکار نقشی ندارد (مثلاً فقط در کسب‌وکارِ دیگرِ شما هست) حساب نمی‌شود. ذخیرهٔ ویرایش هم همین بررسی را انجام می‌دهد (در ویرایش پایانِ کار «ذخیره» است و تا وقتی تلفنِ تکراری مانده، هر بار که ویرایش را دوباره باز و ذخیره کنید «به‌هرحال افزودن» را هم می‌خواهد). شخصی که همهٔ نقش‌هایش برداشته شده هم در این بررسی دیده نمی‌شود.
مراحلِ پیدا کردنِ شخص و تکراری
برایِ پیدا کردنِ شخص در صفحهٔ «مخاطبین»، این مراحل را انجام دهید:
- در «جستجوی نام یا تلفن…» بخشی از نام، تلفن یا ایمیل را بنویسید؛ فهرست کمی پس از توقفِ تایپ فیلتر می‌شود و زیرِ کادر چیپِ جستجو با نوارِ شمارش می‌آید.
- برایِ محدودکردن به یک نقش، یکی از چیپ‌هایِ «مشتری»، «تأمین‌کننده»، «کارمند»، «سهامدار» یا «سایر» را بزنید؛ شمارِ کنارِ هر چیپ فقط مخاطبانِ فعال را می‌شمارد.
- اگر نتیجه‌ای نبود، «مخاطبی یافت نشد.» می‌آید؛ «پاک‌کردنِ فیلترها» همهٔ فیلترها را برمی‌دارد.
- برایِ افزودن، «افزودن مخاطب» را بزنید و «نام» و «تلفن» را بنویسید و دست‌کم یک نقش (مثلاً «مشتری») را روشن کنید، وگرنه پیش از بررسیِ تکراری خطای نقش می‌آید؛ با «افزودن» هشدارِ «مخاطبی با همین تلفن یا کد ملی موجود است» بالایِ فرم می‌آید. اگر فرم را پایین‌تر خوانده‌اید، ناخدا خودش فرم را به همان هشدار برمی‌گرداند.
- تصمیم بگیرید: اگر همان شخص است، «انصراف» را بزنید و مخاطبِ موجود را باز کنید؛ اگر شخصِ دیگری است، «به‌هرحال افزودن» و سپس دوباره «افزودن» را بزنید. اگر مخاطب را از انتخابگرِ فاکتور اضافه می‌کنید، کارت دکمهٔ «انتخابِ همین مخاطب» را هم دارد که همان شخصِ موجود را در فاکتور می‌گذارد؛ برایِ مخاطبِ آرشیوشده این دکمه نمی‌آید، پس اگر همان شخص است «انصراف» را بزنید، در فهرست چیپِ «آرشیو» را باز کنید و او را «بازگردانی» کنید.
نتیجهٔ پیدا کردنِ شخص و تکراری را چطور ببینم؟
نتیجهٔ جستجو را در همان صفحه می‌بینید: فقط ردیف‌هایی که نام، تلفن یا ایمیلشان عبارت را دارد می‌مانند، و «ی» و «ک»ِ عربی هم پیدا می‌شوند. در تکراری، تا «به‌هرحال افزودن» را نزده‌اید چیزی ساخته نمی‌شود. پس از آن و «افزودن»، پیامِ «ذخیره شد» می‌آید و دو مخاطب با یک تلفن در فهرست هستند. جستجوی سراسریِ نوارِ بالا («جستجو در فاکتور، کالا، مخاطب…») مخاطب را فقط با نام و تلفن پیدا می‌کند، نه با ایمیل.
پشتِ صحنهٔ پیدا کردنِ شخص و تکراری در دفاتر چه ثبت شد؟
پیدا کردنِ شخص و تکراری هیچ سندِ حسابداری نمی‌سازد؛ ثبت حسابداری ایجاد نمی‌شود. جستجو و فیلتر فقط فهرست را نمایش می‌دهند و بررسیِ تکراری پیش از نوشتنِ مخاطبِ تازه است. اینکه یک شخص چند رکوردِ جدا نداشته باشد برایِ درستیِ طلب و بدهی مهم است، چون هر رکورد گردشِ جدا دارد؛ تفصیلی و گردش طرف حساب را بخوانید.
اگر پیدا کردنِ شخص و تکراری اشتباه شد
اگر «به‌هرحال افزودن» را اشتباه زدید و دو رکوردِ یک شخص ساخته شد، مخاطبِ اضافی را با «آرشیو» کنار بگذارید؛ آرشیو و بازگردانی اشخاص مسیرش را می‌گوید. ناخدا دو رکوردِ مخاطب را خودکار ادغام نمی‌کند و حذفِ کامل هم ندارد. تکراری‌بودن فقط با تلفن و کدِ ملی سنجیده می‌شود؛ دو شخص با نامِ یکسان و بی‌تلفن تکراری حساب نمی‌شوند.
مفاهیمِ مرتبط با پیدا کردنِ شخص و تکراری
مفاهیمِ مرتبط با پیدا کردنِ شخص و تکراری در خلاصهٔ زیر آمده‌اند.