خواندنِ پروندهٔ شخص
خواندنِ پروندهٔ شخص برایِ کسی است که می‌خواهد بداند با یک مشتری یا تأمین‌کننده چه کرده و الان چقدر طلب یا بدهی دارد. با این راهنما پرونده را باز می‌کنید، مانده‌ها را می‌خوانید و از زبانه‌ها به سندِ مبدأ می‌روید.
مثالِ واقعیِ خواندنِ پرونده
خواندنِ پرونده در «سبد نارون» این‌طور است: «نیلوفر» یک پیش‌فاکتور و یک فاکتورِ فروشِ ۹۰٬۰۰۰ تومانی دارد که ۴۰٬۰۰۰ تومانش را داده است. صاحبِ مغازه می‌خواهد بداند او الان چقدر بدهکار است و کدام فاکتور هنوز باز است.
پیش از شروعِ خواندنِ پرونده
برایِ باز کردنِ پرونده، دیدنِ مخاطب کافی است؛ هر بخشِ پرونده دسترسیِ همان بخش را هم می‌خواهد. برایِ نمونه، «فروشنده» و «انباردار» بدونِ دسترسیِ «بدهی و طلب» نه دکمهٔ «صورت‌حساب» را می‌بینند و نه کارتِ مانده را. فهرستِ کاملِ زبانه‌ها و دسترسیِ هر کدام در مرجع صفحهٔ جزئیات مخاطب است.
- هر زبانه وقتی هست که شخص نقشِ مرتبط یا سابقه‌ای در آن بخش داشته باشد؛ اگر دسترسیِ آن بخش را ندارید و شخص در آن نقش دارد، زبانه قفل می‌شود؛ اگر فقط سابقه دارد، زبانه اصلاً نمی‌آید.
مراحلِ خواندنِ پرونده
برایِ خواندنِ پرونده در صفحهٔ «مخاطبین»، این مراحل را انجام دهید:
- نامِ «نیلوفر» را در فهرست بزنید (یا از جستجوی بالایِ صفحه پیدایش کنید)؛ «جزئیات مخاطب» باز می‌شود و برایِ مشتری روی زبانهٔ «فروش» می‌ایستد.
- کارتِ مانده را بخوانید: «طلب از او» با برچسبِ «تا امروز» مبلغی است که نیلوفر هنوز نداده؛ یعنی همان مبلغی که او به شما بدهکار است.
- در زبانهٔ «فروش» با چیپ‌هایِ «همه»، «قطعی»، «غیرقطعی» (پیش‌نویس و پیش‌فاکتور) و «باطل» و بازهٔ «از تاریخ» و «تا تاریخ» فاکتورها را فیلتر کنید.
- زبانهٔ «خلاصه» را بزنید تا (با دسترسیِ «بدهی و طلب») «سقف اعتبار» و «شرایط پرداخت» (سقف فقط برایِ مشتری)، یادداشت و «آخرین رویدادها» را ببینید؛ «مشاهدهٔ همه» به زبانهٔ همان بخش می‌رود.
- زبانهٔ «دریافت و پرداخت» را بزنید تا دفترِ معینِ همین شخص را با «مانده افتتاحیه» و «ماندهٔ پایانِ دوره» ببینید؛ «مطالبات» و «بدهی» دو دفترِ جدا هستند.
- در زبانه‌هایِ فروش، خرید، چک و حقوق، ردیفِ فاکتور، چک یا فیش را بزنید تا سندِ اصلی باز شود؛ فاکتور با «بازگشت» به همین پرونده برمی‌گردد و چک و فیش در برگه باز می‌شوند. ردیف‌هایِ «دریافت و پرداخت» با لمسِ ساده باز نمی‌شوند؛ سندِ مبدأ را از زبانهٔ فروش، خرید یا چک پیدا کنید.
پروندهٔ نیلوفر: کارتِ «طلب از او ۵۰ هزار تومان» و زبانهٔ فروش با دو فاکتور؛ زبانهٔ خلاصه را بزنید
نتیجهٔ خواندنِ پرونده را چطور ببینم؟
روی گوشی دو کارتِ طلب و بدهی در یک کارتِ «مانده‌ها» با دو ردیف می‌آیند و زبانه‌ها با کشیدنِ افقی دیده می‌شوند.
نتیجه همان عددی است که در کارتِ مانده می‌بینید: «طلب از او» برایِ «نیلوفر» ۵۰٬۰۰۰ تومان است، یعنی ۹۰٬۰۰۰ تومانِ فاکتور منهایِ ۴۰٬۰۰۰ تومانِ دریافتی. اگر شخص تأمین‌کننده باشد، به‌جایِ آن «بدهی به او» می‌آید؛ اگر هر دو نقش را داشته باشد، هر دو کارت می‌آید و ناخدا آن‌ها را از هم کم نمی‌کند. چکِ باز و حقوقِ پرداخت‌نشده در کارت‌هایِ جدا می‌آیند، و ماندهٔ ارزِ خارجی در کارتِ «مانده به ارزِ خارجی». پروندهٔ مخاطبِ تازه که هنوز سابقه ندارد مانده‌اش صفر است و زبانه‌هایش خالی.
پشتِ صحنهٔ خواندنِ پرونده در دفاتر چه ثبت شد؟
خواندنِ پرونده هیچ سندِ حسابداری نمی‌سازد؛ ثبت حسابداری ایجاد نمی‌شود. مانده‌ها هر بار از ثبت‌هایِ دفتر برایِ همین شخص حساب می‌شوند و جایی ذخیره نشده‌اند؛ اگر چیزی عوض نشده باشد، با هر بازکردن همان عدد را می‌بینید. بنابراین عددِ پرونده با «صورت‌حساب» همان شخص با بازهٔ پیش‌فرض یکی است. برایِ فهمِ آن، تفصیلی و گردش طرف حساب را بخوانید.
اگر خواندنِ پرونده اشتباه شد
پرونده را نمی‌شود خراب کرد، فقط خواند. اگر عددی غلط به نظر می‌رسد، از زبانهٔ فروش، خرید یا چک سندِ اصلی را باز کنید و آن را اصلاح کنید؛ پرونده پس از بازگشت خودش تازه می‌شود. اگر زبانه‌ای را اصلاً نمی‌بینید، یا شخص در آن بخش نه نقش دارد نه سابقه، یا فقط سابقه دارد و شما دسترسیِ آن بخش را ندارید؛ وقتی نقش دارد ولی شما دسترسی ندارید، زبانه با «دسترسی ندارید» قفل است و مالک یا مدیرِ کسب‌وکار می‌تواند دسترسی بدهد. اگر شخص در این کسب‌وکار هیچ نقشی نداشته باشد، پیامِ «مخاطب یافت نشد.» می‌آید.
مفاهیمِ مرتبط با خواندنِ پرونده
مفاهیمِ مرتبط با خواندنِ پرونده در خلاصه‌هایِ زیر آمده‌اند.