گرفتنِ صورت‌حسابِ یک شخص و چند شخص
صورت‌حساب برایِ کسی است که می‌خواهد گردشِ حسابِ یک مشتری یا تأمین‌کننده را روی صفحه ببیند یا برایِ او چاپ کند. با این راهنما صورت‌حسابِ یک شخص را با بازهٔ دلخواه می‌گیرید و برایِ چند شخص یک‌جا چاپ می‌کنید.
مثالِ واقعیِ گرفتنِ صورت‌حساب
گرفتنِ صورت‌حساب در «سبد نارون» این‌طور است: «نیلوفر» می‌پرسد چرا هنوز ۵۰٬۰۰۰ تومان بدهکار است. صاحبِ مغازه صورت‌حسابِ او را باز می‌کند: فاکتورِ ۹۰٬۰۰۰ تومانی و دریافتِ ۴۰٬۰۰۰ تومانی هر دو دیده می‌شود و ماندهٔ پایان ۵۰٬۰۰۰ تومان است. آخرِ ماه هم صورت‌حسابِ هر دو مخاطب را یک‌جا چاپ می‌کند.
پیش از شروعِ گرفتنِ صورت‌حساب
برایِ گرفتنِ صورت‌حساب، یکی از نقش‌هایِ «مالک»، «مدیر» یا «حسابدار» لازم است؛ دیدنِ صورت‌حساب به دسترسیِ «بدهی و طلب» بستگی دارد. بدونِ آن، صفحه «دسترسی ندارید» را نشان می‌دهد.
- صورت‌حساب فقط گردشِ ثبت‌شده را می‌گوید؛ فاکتورِ پیش‌نویس و پیش‌فاکتور تا صدور در آن نمی‌آیند.
مراحلِ گرفتنِ صورت‌حساب
برایِ گرفتنِ صورت‌حساب در صفحهٔ «مخاطبین»، این مراحل را انجام دهید:
- نامِ «نیلوفر» را بزنید و در «جزئیات مخاطب» دکمهٔ «صورت‌حساب» را بزنید.
- دفتر را با «مطالبات» یا «بدهی» انتخاب کنید؛ برایِ مشتری معمولاً مطالبات و برایِ تأمین‌کننده بدهی است.
- اگر بازه‌ای می‌خواهید، «از تاریخ» و «تا تاریخ» را بگذارید؛ پیش‌فرض از اولِ سالِ مالی (اگر در تنظیمات گذاشته باشید) تا امروز است.
- ردیف‌ها را بخوانید: بالا «مانده افتتاحیه»، سپس هر فاکتور و دریافت با تاریخ و نوع، و آخر «ماندهٔ پایانِ دوره».
- برایِ دادنِ کاغذی به مشتری، آیکنِ چاپگرِ نوارِ بالایِ صفحه («چاپ / PDF») را بزنید؛ برایِ فایلِ اکسل «خروجی CSV» و برایِ بازخوانی «به‌روزرسانی» را. چاپ و CSV فقط وقتی هستند که در بازه ردیفی باشد؛ روی گوشی هر سه زیرِ «گزینه‌های بیشتر» جمع می‌شوند.
- برایِ چند شخص، در فهرستِ «مخاطبین» «انتخابِ همه» را بزنید یا روی یک ردیف طولانی فشار دهید و چند ردیف را انتخاب کنید و «صورت‌حساب اشخاص منتخب» را بزنید (فقط همان ردیف‌هایِ انتخاب‌شده می‌آیند؛ «انتخابِ همه» فقط ردیف‌هایِ نمایش‌داده‌شده را انتخاب می‌کند، نه کلِ فهرست)؛ بازه را بگذارید و «چاپ / PDF» را بزنید.
صورت‌حسابِ نیلوفر در دفترِ مطالبات با فاکتورِ ۹۰ هزار و دریافتِ ۴۰ هزار تومانی؛ ماندهٔ پایان ۵۰ هزار تومان؛ دفترِ بدهی را بزنید
نتیجهٔ گرفتنِ صورت‌حساب را چطور ببینم؟
نتیجه در بالایِ همان صفحه می‌آید: «ماندهٔ پایانِ دوره» برایِ «نیلوفر» ۵۰٬۰۰۰ تومان است، در دفترِ مطالبات سبز یعنی طلبِ شما و منفی (قرمز) یعنی بیش‌پرداخت یا پیش‌دریافتِ مشتری؛ در دفترِ بدهی ماندهٔ مثبت یعنی شما به او بدهکارید. ستونِ سبز بدهکار و قرمز بستانکار است. هر ردیف تاریخ، شرح، دو ستونِ مبلغ و ماندهٔ جاری را دارد؛ شرحِ روی صفحه یادداشتِ سند است اگر نوشته شده باشد، وگرنه نوعِ سند مثلِ «فاکتور فروش» یا «دریافت وجه»؛ در چاپ و CSV همیشه نوعِ سند می‌آید. بیش از یک صفحه گردش باشد، دکمهٔ «بارگذاری خطوطِ قدیمی‌تر» و شمارشی مثلِ «۵۰ از ۱۲۰ خط» می‌آید. اگر در بازه گردشی نباشد، «گردشی در این بازه نیست.» نوشته می‌شود. در چاپِ گروهی، برایِ هر شخص به‌ازایِ هر دفترِ مرتبط یک بخش با عنوانِ «نام — نوعِ دفتر» می‌آید: مشتری (یا نقشِ قبلیِ مشتری) «دریافتنی (AR)»، تأمین‌کننده «پرداختنی (AP)» و سهامدار «حقوق صاحبان سهام»؛ AR یعنی دریافتنی و AP پرداختنی. شخصی که نه این نقش‌ها را دارد و نه سابقهٔ دفتر (مثلاً کارمند) پیامِ «هنوز تراکنشی برای این مخاطب ثبت نشده است.» می‌گیرد. اگر در برگهٔ صورت‌حسابِ گروهی تاریخِ پایان پیش از شروع باشد، «تاریخ پایان نباید پیش از تاریخ شروع باشد.» می‌آید و چیزی چاپ نمی‌شود.
برایِ ردیفی که حرکتِ خزانه (نقد یا بانک) است، لمسِ طولانیِ ردیف رسیدِ همان دریافت یا پرداخت را باز می‌کند؛ ردیف‌هایی مثلِ صدورِ فاکتورِ نسیه رسید ندارند و صفحه «سند یافت نشد» را نشان می‌دهد. جزئیاتِ رسید در مرجع رسیدِ چاپی است.
پشتِ صحنهٔ گرفتنِ صورت‌حساب در دفاتر چه ثبت شد؟
گرفتنِ صورت‌حساب هیچ سندِ حسابداری نمی‌سازد؛ ثبت حسابداری ایجاد نمی‌شود. صورت‌حساب همان «دفتر معین»ِ همین شخص است: هر ردیف از یک سندِ ثبت‌شده می‌آید و ماندهٔ جاری با جمعِ ردیف‌ها حساب می‌شود، پس هرگز دستی نوشته نشده. برایِ فهمِ اینکه چرا یک مشتری در دفتر جدا دیده می‌شود، تفصیلی و گردش طرف حساب را بخوانید.
اگر گرفتنِ صورت‌حساب اشتباه شد
اگر ردیفی غلط است، صورت‌حساب را عوض نمی‌کنید؛ سندِ مبدأ را اصلاح می‌کنید، مثلاً با ابطال فاکتور، و صورت‌حساب پس از «به‌روزرسانی» همان را نشان می‌دهد. چاپِ قدیمی تغییر نمی‌کند؛ اگر برایِ مشتری فرستادید، نسخهٔ تازه را بدهید. اگر مبلغِ دریافت را به فاکتورِ اشتباه زده‌اید، به ثبت دریافت وجه فاکتور نگاه کنید.
مفاهیمِ مرتبط با گرفتنِ صورت‌حساب
مفاهیمِ مرتبط با گرفتنِ صورت‌حساب در خلاصه‌هایِ زیر آمده‌اند.