تعیینِ آستانهٔ تأیید و تصمیم دربارهٔ درخواست‌ها
این راهنما برای مالک یا مدیری است که می‌خواهد سندهایِ پرمبلغِ همکاران پیش از ثبت از دستِ او بگذرند. با آن آستانه را تعیین می‌کنید و درخواستِ در صف را تأیید یا رد می‌کنید.
مثالِ واقعیِ آستانهٔ تأیید
آستانهٔ تأیید در «سبد نارون» این‌طور است: صاحبِ مغازه آستانه را ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان می‌گذارد. حسابدارِ مغازه اجارهٔ مهر را به مبلغِ ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان به‌عنوانِ هزینه ثبت می‌کند. چون مبلغ از آستانه بیشتر است و حسابدار مالک یا مدیر نیست، هزینه ثبت نمی‌شود و در صفِ تأیید می‌ماند. صاحبِ مغازه آن را تأیید می‌کند.
پیش از شروعِ آستانهٔ تأیید
برای تعیینِ آستانه و تصمیم‌گیری، نقشِ «مالک» یا «مدیر» لازم است. نقش‌هایِ دیگرِ آماده حتی صفحه را نمی‌بینند.
- درخواست‌دهنده نباید مالک یا مدیر باشد؛ مالک و مدیر هرگز به صف نمی‌افتند.
- فروشِ نقدیِ صندوق و فاکتورِ تکرارشوندهٔ خودکار از این گردش بیرون‌اند.
- مدیری که خودش درخواست را ثبت کرده نمی‌تواند تصمیم بگیرد؛ مالک می‌تواند.
درخواستِ ردشده برنمی‌گردد و از صف بیرون می‌رود. اگر مبلغ یا سند اشتباه بود، از درخواست‌دهنده بخواهید سندِ درست را دوباره بزند. پیش از زدنِ «رد»، کارت را بخوانید.
مراحلِ آستانهٔ تأیید و تصمیم
برای تعیینِ آستانه و تصمیم دربارهٔ درخواست‌ها در صفحهٔ «گردش تأیید»، این مراحل را انجام دهید:
- در «تنظیمات» کاشیِ «گردش تأیید» را بزنید.
- در فیلدِ «آستانهٔ نیاز به تأیید (تومان — ۰ = خاموش)» عددِ ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ را بنویسید. مبلغ در واحدِ نمایشِ داخلِ پرانتز وارد می‌شود و ۰ یا خالی یعنی گردش خاموش است.
- «ذخیره» را بزنید و پیامِ «آستانهٔ تأیید ذخیره شد» را ببینید.
- وقتی همکار سندِ پرمبلغی زد، دوباره همین صفحه را باز کنید. هر درخواست یک کارت است: نوعِ سند، مبلغ، و زیرعنوانِ «توسط» با نامِ درخواست‌دهنده و تاریخ.
- اگر روی کارت پیامِ قرمزِ کسریِ ماندهٔ خزانه آمده، «تأیید» خاموش است؛ مبلغ را با درخواست‌دهنده اصلاح کنید یا برایِ آن خزانه «اجازهٔ ماندهٔ منفی» را روشن کنید.
- برایِ پذیرفتن «تأیید» را بزنید و پیامِ «تأیید شد» را ببینید.
- برایِ نپذیرفتن «رد» را بزنید، به پرسشِ «رد شود؟» پاسخ بدهید و پیامِ «رد شد» را ببینید.
نتیجهٔ آستانهٔ تأیید را چطور ببینم؟
نتیجهٔ تأیید این است که کارت از صف بیرون می‌رود و هزینه همان لحظه ثبت می‌شود؛ ردیفِ «اجاره» با ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان در «هزینه و درآمد» می‌آید. نتیجهٔ رد این است که کارت می‌رود و چیزی ثبت نمی‌شود. وقتی صف خالی شود، «موردی در انتظارِ تأیید نیست.» نشان داده می‌شود. درخواست‌دهنده ردشدنِ خودش را در کارتِ «درخواست‌هایِ ردشدهٔ من» می‌بیند، به شرطی که بتواند صفحه را باز کند.
پشتِ صحنهٔ آستانهٔ تأیید در دفاتر چه ثبت شد؟
ذخیرهٔ آستانه و ردِ درخواست چیزی در دفاتر ثبت نمی‌کنند: ثبت حسابداری ایجاد نمی‌شود. فقط تأیید سند را می‌سازد، و آن همان سندی است که اگر مالک مستقیم می‌زد ساخته می‌شد. برایِ همین مثال، هزینهٔ نقدیِ اجاره از «صندوق مغازه» پس از تأیید این دو خط را دارد:
| نوع حساب و نام فارسی seed / تفصیلی | بدهکار (تومان) | بستانکار (تومان) |
|---|---|---|
| هزینه: اجاره | ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۰ |
| دارایی: موجودی نقد و بانک / صندوق مغازه | ۰ | ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| جمع | ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ |
اگر دورهٔ تاریخِ درخواست بین ثبت و تأیید قفل شده باشد، سند با تاریخِ تأیید ثبت می‌شود و یادداشتی در شرحش می‌ماند. برایِ فهمِ گردش، گردشِ تأیید و برای خودِ ثبت، هزینه را بخوانید.
اگر تأیید یا ردِ درخواست اشتباه شد
تأییدِ اشتباه مثلِ ثبتِ مستقیم برگشت دارد: هزینه را با «سند معکوس» یا «اصلاح مبلغ» درست کنید (ثبت هزینه یا درآمد مستقل). ردِ اشتباه برنمی‌گردد؛ سند را دوباره بزنید. اگر تأیید به‌خاطرِ قاعدهٔ دیگری رد شود، مثلاً ماندهٔ منفیِ خزانه، همان پیام می‌آید و درخواست در صف می‌ماند. پیام‌هایِ دیگر:
- «فقط مالک یا مدیر می‌تواند درخواستِ تأیید را تأیید یا رد کند» یعنی نقشِ شما مدیریتی نیست.
- «درخواست‌دهنده نمی‌تواند درخواستِ خودش را تصمیم بگیرد (جز مالک)؛ مالک یا مدیرِ دیگری باید تأیید یا رد کند» یعنی درخواست از خودِ شماست.
- «این درخواست پیش‌تر تصمیم‌گیری شده است (تأیید یا ردِ نهایی)؛ فهرست را تازه کنید» یعنی نفرِ دیگری یا دستگاهِ دیگری تصمیم گرفته است.
- «عددِ معتبر وارد کنید» یعنی آستانه منفی است یا ارقامِ اعشارش از ارزِ پایه بیشتر است.
مرجعِ صفحه‌هایِ آستانهٔ تأیید
همهٔ المان‌ها، حالت‌ها و پیام‌هایِ این صفحه در مرجع صفحهٔ گردش تأیید آمده است. مرزِ این گردش هم آن‌جا نوشته شده: الزامِ فرستادنِ سندِ بالا به صف را خودِ اپ اجرا می‌کند، ولی تصمیم را سرور فقط از مالک یا مدیر می‌پذیرد.
مفاهیمِ مرتبط با آستانهٔ تأیید
مفاهیمِ مرتبط با آستانهٔ تأیید در خلاصه‌هایِ زیر آمده‌اند.