اجزای ناخدا چطور به هم وصل‌اند
وقتی یک فروش را ثبت می‌کنید، چند بخشِ ناخدا با هم کار می‌کنند: کسب‌وکارِ انتخاب‌شده، مشتری، کالا، انبار، فاکتور و خزانه. لازم نیست این اطلاعات را برایِ هر معامله از نو بسازید؛ آن‌ها را آماده می‌کنید و هنگامِ ثبتِ عملیات، موردِ درست را انتخاب می‌کنید.
این صفحه به شما کمک می‌کند بدانید هر اطلاعات کجا قرار می‌گیرد، چه ارتباطی با معامله دارد و برایِ دیدنِ نتیجه به کدام راهنما مراجعه کنید. برایِ یادگیریِ گام‌به‌گامِ ثبت، از شروع سریع یا نقشهٔ راه استفاده کنید.
ابتدا کسب‌وکارِ درست را انتخاب کنید
هر مخاطب، کالا، خزانه و عملیات به یک کسب‌وکار تعلق دارد. اگر چند کسب‌وکار دارید، پیش از ثبت، نامِ محیطِ فعلی را کنترل کنید؛ تعویض کسب‌وکار مسیرِ انتخاب را توضیح می‌دهد و مرز کسب‌وکار و دوره معنیِ جدابودنِ اطلاعات را روشن می‌کند.
هنگامِ ساخت کسب‌وکار، تنظیماتِ آغاز و حساب‌هایِ متناسب با آن آماده می‌شوند. تصویرهایِ مراحلِ ساخت در همان راهنما هستند؛ این‌جا ارتباطِ بخش‌ها را دنبال کنید.
مسیرِ اطلاعات را ببینید
هر بخشِ نقشه را انتخاب کنید تا بدانید چه چیزی را به بخشِ بعدی می‌رساند. این نقشه رابطهٔ اطلاعات را نشان می‌دهد؛ زدنِ دکمه‌هایِ آن هیچ معامله‌ای ثبت نمی‌کند.
- اطلاعاتِ پایه
مخاطب، کالا، انبار و خزانه متعلق به کسب‌وکارِ انتخاب‌شده‌اند؛ هنگامِ معامله آن‌ها را انتخاب می‌کنید.
تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه - فاکتور
مخاطب و کالا را در یک معامله کنارِ هم می‌آورد؛ صدور، اثرِ فروش و موجودی را ثبت می‌کند.
صدور فاکتور فروش - دریافت
پول را به همان فاکتور و خزانهٔ انتخاب‌شده وصل می‌کند؛ دریافت، فروشِ تازه‌ای نیست.
ثبت دریافت وجه - گزارش و گردش
از ثبت‌هایِ قبلی نتیجه می‌گیرد؛ با بررسیِ کسب‌وکار و بازه، عملیاتِ مبدأ را پیدا می‌کنید.
خواندن گزارش‌های مالی
پیش از ادامه: اگر هنوز حساب یا محیطِ کار آماده نیست، پیش از شروع با ناخدا را ببینید. اطلاعاتِ مثال‌هایِ آموزشی را جایگزینِ اطلاعاتِ واقعیِ کسب‌وکارتان نکنید.
اطلاعاتِ پایه، انتخاب‌هایِ معامله‌اند
اطلاعاتِ پایه را آماده می‌کنید تا در معامله‌هایِ بعدی دوباره انتخاب شوند. برایِ نمونه، یک مشتری می‌تواند در چند فاکتور و یک کالا در چند خرید و فروش استفاده شود.
| بخش | به چه پرسشی پاسخ می‌دهد؟ | از کجا آماده کنید؟ |
|---|---|---|
| مخاطب | با چه کسی معامله می‌کنم؟ مشتری است یا تأمین‌کننده؟ | تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه |
| کالا یا خدمت | چه چیزی می‌فروشم یا می‌خرم و واحدش چیست؟ | آماده‌کردن کالا |
| انبار | کالا از کدام انبار خارج یا به کدام انبار وارد می‌شود؟ | ثبت موجودیِ اولیه و ساختِ انبار |
| خزانه | پولِ این دریافت یا پرداخت مربوط به کدام صندوق، بانک یا کیف‌پول است؟ | تعریف صندوق و بانک (خزانه) و دیدنِ گردش |
در مثالِ «سبد نارون»، «نیلوفر» یک مخاطب با نقشِ مشتری و «لیوان ساده» یک کالا است. نام و نقشِ مخاطب را پیش از انتخاب در فاکتور کنترل می‌کنید. تصویرِ فرم در تعریف مشتری یا تأمین‌کنندهٔ تازه است؛ خودِ تعریفِ مخاطب به معنیِ ثبتِ فروش یا دریافت نیست.
برایِ دیدنِ فیلدها و نقش‌ها، مرجع فهرست مخاطبان و جزئیات مخاطب را ببینید. اگر کسب‌وکارتان از قبل فعال بوده، تکلیفِ مانده‌هایِ افتتاحیه را هم پیش از اولین معامله روشن کنید؛ تعریفِ نامِ مخاطب، کالا یا خزانه به‌تنهایی همهٔ اطلاعاتِ قبلی را وارد نمی‌کند.
فاکتور و دریافت این اطلاعات را به هم وصل می‌کنند
برایِ خواندنِ یک فروش، این دو ارتباط را جدا دنبال کنید:
- فاکتورِ فروش: مشتری، کالا، تعداد، قیمت و انبار را در یک معامله کنارِ هم می‌آورد.
- دریافتِ همان فاکتور: مشخص می‌کند چه مقدار از وجهِ آن با چه روشی و به کدام خزانه ثبت شده است.
مثالِ عددی و تصویرِ وضعیتِ فاکتور در حسابداری در ناخدا در یک نگاه آمده است. در آن مثال، فروش به نیلوفر وصل است و دریافتِ او به همان فاکتور و صندوقِ انتخاب‌شده مربوط می‌شود؛ برایِ فهمِ ارتباطِ بخش‌ها، همین دو پیوند را از هم جدا دنبال کنید.
در فاکتور، زبانهٔ «اقلام» برایِ بررسیِ کالا و زبانهٔ «پرداخت‌ها» برایِ بررسیِ دریافتِ مرتبط است. شرحِ فیلدها در مرجع جزئیات فاکتور فروش آمده است.
برایِ انجامِ همین کار، صدور فاکتور فروش و سپس ثبت دریافت وجه فاکتور را دنبال کنید. برایِ فهمیدنِ ارتباطِ مبلغِ دریافتی با مانده، تسویه و تخصیص وجه را بخوانید.
حساب‌ها و گزارش‌ها به همین عملیات تکیه دارند
در عملیاتِ معمول، ناخدا حساب‌هایِ مرتبط را برایِ ثبتِ رویداد انتخاب می‌کند و سندِ حسابداری می‌سازد. تقسیمِ کارِ شما و نرم‌افزار در حسابداری در ناخدا در یک نگاه توضیح داده شده است؛ معنیِ خودِ حساب در حساب و کدینگ و معنیِ سند در سند حسابداری آمده است.
برایِ همین می‌توانید یک عملیات را از چند زاویه بررسی کنید:
| پرسشِ شما | کجا ادامه دهید؟ |
|---|---|
| این مشتری چه گردش و مانده‌ای دارد؟ | مرجعِ جزئیات مخاطب |
| موجودیِ این کالا چرا تغییر کرده است؟ | بررسی کاردکس و گردش انبار |
| در این صندوق یا حساب چه دریافت و پرداختی ثبت شده است؟ | تعریف صندوق و بانک (خزانه) و دیدنِ گردش |
| نتیجهٔ مجموعِ عملیاتِ این بازه چیست؟ | خواندن گزارش‌های مالی |
نامِ مخاطب، کالا یا خزانه در این نماها کمک می‌کند عملیاتِ مربوط را پیدا کنید؛ برایِ فهمِ این ارتباطِ جزئی، تفصیلی و گردش طرف حساب را ببینید. اگر عددی نیاز به بررسی دارد، ابتدا کسب‌وکار، بازه و عملیاتِ مبدأ را کنترل کنید.
بخش‌ها را در منویِ ناخدا پیدا کنید
«فاکتورها»، «کالاها» و «مخاطبین» بخش‌هایِ جدا هستند. «خزانه» را در «مالی و حسابداری» پیدا می‌کنید. پیش‌نیازِ نقش و سطحِ رابطِ هر صفحه در راهنمایِ همان کار آمده است.
برایِ دیدنِ ثبتِ یک فاکتورِ صادرشده، در هر سطحی از زبانهٔ «سند حسابداری» در جزئیاتِ همان فاکتور استفاده کنید. «دفتر روزنامه» در هابِ مالی فقط در سطحِ «حرفه‌ای» دیده می‌شود.
از کجا ادامه دهید؟
- اگر می‌خواهید ارتباطِ این بخش‌ها را در عمل تجربه کنید، شروع سریعِ دمو را انجام دهید.
- اگر برایِ کارِ واقعی آماده می‌شوید، مرحلهٔ داده‌هایِ پایه در نقشهٔ راه را دنبال کنید.
- اگر بخش یا دکمه‌ای را پیدا نمی‌کنید، پیش‌نیازهایِ راهنمایِ همان کار و سپس گزارش اشکال و گرفتن کمک را ببینید.
خلاصهٔ مفاهیمِ مرتبط از راهنمایِ اصلیِ آن‌ها درج می‌شود:
منابع
رفتار از کدِ ناخدا و راهنماهایِ مرتبط استخراج شده است (فهرستِ sources). این سند ادعایِ قانونی ندارد و تا بازبینیِ حسابدار تأییدشده محسوب نمی‌شود.